Alumnirekisterin tietosuojaseloste

EU:n yleinen tietosuoja-asetus 13 ja 14 artiklat

Tietosuojalaki (1050/2018)

Yhdistetty rekisteröidyn informointiasiakirja (EU tietosuoja-asetuksen 2016/679) artikla 13 ja 14.

1. Rekisterinpitäjä

Seinäjoen Ammattikorkeakoulu Oy
Kampusranta 11, Frami F
60320 Seinäjoki
020 124 3000
seamk(at)seamk.fi

2. Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö

Korkeakouluopetuksen kordinaattori, Marjo Vistiaho
040 830 2127
marjo.vistiaho(at)seamk.fi

2a. Rekisterin vastuuhenkilö

Outi Kemppainen, viestintä- ja markkinointipäällikkö
040 830 2270
outi.kemppainen(at)seamk.fi

2b. Yhteyshenkilöt rekisteriin liittyvissä asioissa

Outi Kemppainen, viestintä- ja markkinointipäällikkö
040 830 2270
outi.kemppainen(at)seamk.fi

2c. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Jarmo Jaskari, Tietosuojavastaava
040 868 0680
jarmo.jaskari(at)seamk.fi

3. Rekisterin nimi

Seinäjoen ammattikorkeakoulun alumnirekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

SeAMKin alumnisuhteiden hoitaminen.

Kerätyillä henkilötiedoilla ylläpidetään ja kehitetään SeAMKin alumnisuhteita sekä siihen liittyvää tiedotusta ja viestintää ja tilastointia. Luovutettuja henkilö- ja taustatietoja käytetään työelämäyhteyden ylläpitämiseksi ja kehittämiseksi esim. tutkimusten avulla. Henkilötietoja käsitellään henkilötietolain sallimissa ja edellyttämissä rajoissa. Rekisterin tietoja ei käytetä muuhun kuin SeAMKin toimintaan.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste:

Seinäjoen ammattikorkeakoulun alumnirekisterissä olevien henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun.

5. Rekisterin pitämisen peruste

Koulutuksen kehittäminen alumnisuhteita hoitamalla.

5a. Rekisterin tietosisältö

Nimi, tutkinto, aloitus- ja valmistumisvuosi, sähköpostiosoite

5b. Rekisteriä käyttävät tietojärjestelmät

Liana Mailerin uutiskirjepalvelu, jossa on sähköpostiosoite ja opiskelijan Peppi-tunnistetieto.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

-Rekisteröitymisilmoitukseksi katsotaan alumnin oma ilmoitus SeAMKin internetsivuilla olevan lomakkeen avulla, tutkintotodistushakemuskaavakkeella, opiskelijarekisteröitymislomakkeella. Alumni voi päivittää rekisterissä olevat tietonsa täyttämällä SeAMKin verkkosivuilla olevan henkilötietolomakkeen. Alumni voi pyytää tietojen muutosta myös esimerkiksi puhelimitse tai kirjeitse (sähköposti, posti).

SeAMKin alumnirekisteriin tallennetut tiedot poistetaan, kun rekisteröity ilmoittaa halukkuudestaan päättää jäsenyytensä alumniverkostossa.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Rekisterin tietoja ei luovuteta. Rekisteröityneen henkilötiedot hävitetään käyttäjän pyynnöstä.

8. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

A. Manuaalinen aineisto

Rekisteriä ei luovuteta sivullisille. Alumnitoiminnan osalta rekisteri ei sisällä manuaalista aineistoa

B. ATK:lla käsiteltävät tiedot

Rekisterin tiedot sijaitsevat Microsoft Dynamics CRM järjestelmässä ja SeAMKin palvelimella. Järjestelmässä käyttäjäryhmillä on erilaiset käyttöoikeudet. Rekisterin ylläpitäjät, jotka voivat käsitellä rekisterin tietoja, allekirjoittavat käyttöoikeuslomakkeen ennen käyttöoikeuksien saamista. Kaikki koneet ja tietokannat on suojattu salasanoilla. Tietojärjestelmän toimittaja ja ammattikorkeakoulu varmentavat rekisterien tietosuojan ja -turvan, ja kiinnittävät huomiota tietoturvallisuuteen.