CRM-sidosryhmähallintajärjestelmän tietosuojaseloste
EU:n yleinen tietosuoja-asetus 13 ja 14 artiklat
Tietosuojalaki (1050/2018)
Yhdistetty rekisteröidyn informointiasiakirja (EU tietosuoja-asetuksen 2016/679) artikla 13 ja 14.
1. Rekisterinpitäjä
Seinäjoen Ammattikorkeakoulu Oy
Kampusranta 11, Frami F
60320 Seinäjoki
020 124 3000
seamk(at)seamk.fi
2. Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö
Johanna Säilä-Jokinen, Hallintojohtaja
040 570 8723
johanna.saila-jokinen(at)seamk.fi
2a. Rekisterin vastuuhenkilö
Vesa Vuolio, Laatupäällikkö
040 830 4252
vesa.vuolio(at)seamk.fi
2b. Yhteyshenkilöt rekisteriin liittyvissä asioissa
Vesa Vuolio, Laatupäällikkö
040 830 4252
vesa.vuolio(at)seamk.fi
2c. Tietosuojavastaavan yhteystiedot
Jarmo Jaskari, Tietosuojavastaava
040 868 0680
jarmo.jaskari(at)seamk.fi
3. Rekisterin nimi
CRM-sidosryhmänhallintajärjestelmä
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus
Ammattikorkeakoululain mukaan ammattikorkeakoulun tehtävänä on antaa työelämän ja sen kehittämisen vaatimuksiin sekä tutkimukseen, taiteellisiin ja sivistyksellisiin lähtökohtiin perustuvaa korkeakouluopetusta ammatillisiin asiantuntijatehtäviin ja tukea opiskelijan ammatillista kasvua. Ammattikorkeakoulun tehtävänä on lisäksi harjoittaa ammattikorkeakouluopetusta palvelevaa, sekä työelämää ja aluekehitystä edistävää ja alueen elinkeinorakennetta uudistavaa soveltavaa tutkimustoimintaa, kehittämis- ja innovaatiotoimintaa, sekä taiteellista toimintaa. Tehtäviään hoitaessaan ammattikorkeakoulun tulee edistää elinikäistä oppimista. Nämä ovat lakisääteisiä tehtäviä.
Seinäjoen ammattikorkeakoulun palveluliiketoiminnalla tarkoitetaan ulkopuolisille asiakkaille tarjottavia palveluja. Palveluliiketoiminnan toiminta-ajatuksena on tuottaa laadukkaita, tuotteistettuja tai räätälöityjä asiantuntijapalveluita ja täydennyskoulutuksia yrityksille, yhteisöille sekä yksityisille henkilöille paikallisesti, kansallisesti ja kansainvälisesti. Seinäjoen ammattikorkeakoulussa työelämän yhteydenottoja ja vuorovaikutusta ylläpidetään CRM– järjestelmässä, joka on keskitetty ja jäsennelty paikka asiakas-, kumppani- ja sidos-ryhmätietojen sekä liiketoimintaprosessien ylläpitoon. Tämä on kumppanuustoimintaa.
Kumppanihallintajärjestelmään liittyy asiakaslähtöinen ajattelu- ja toimintatapa. Seinäjoen ammattikorkeakoulun CRM-järjestelmä on henkilöstön työkalu omien
työelämäkontaktien tietojen ja toimintojen ylläpitoon. Järjestelmään kerätyn tiedon avulla suunnitellaan ja seurataan toimintaa ja harkitaan miten asiakkaiden ja kumppaneiden kanssa toimitaan ja lujitetaan suhteita. Se mahdollistaa asiakkaiden ja kumppaneiden tarpeiden tunnistamisen ja sitä kautta paremman palvelun tuottamisen yrityksille ja organisaatioille tehdyistä toimeksiannoista. Työelämän yhteyshenkilöiden tiedot ovat yhdessä paikassa ja hyödynnettävissä markkinointiviestinnässä ja tiedottamisessa. Järjestelmään kerätään myös välitöntä palautetta, jota koostetaan toiminnan arviointia ja kehittämistä varten.
Seinäjoen Ammattikorkeakoulun CRM-sidosryhmänhallintajärjestelmän tarkoituksena on ylläpitää Seinäjoen ammattikorkeakoulun yritys- ja yhteisötietoihin sekä muihin sidosryhmiin liittyvää tietoa seuraaviin tarkoituksiin:
- Viestintä
- Markkinointi
- Harjoittelu- ja opinnäytetyöpaikat sekä yhteyshenkilöt
- Projektiyhteistyöpaikat
- TKI-toiminta
- Kansainvälinen toiminta
- Raportointi omaan toimintaan
5. Rekisterin pitämisen peruste
Muu asiallinen peruste rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välillä: asiakas- ja kumppanuussuhde.
5a. Rekisterin tietosisältö
Yrityksen, yhteisön tai muun sidosryhmän:
- Perustiedot
- Yhteystiedot
- Luokitukset
Yhteyshenkilön:
- Perustiedot
- Yhteystiedot
Opiskelija:
- Perustiedot
- Yhteystiedot
- Ryhmä, yksikkö, koulutusala, tutkinto-ohjelma
SeAMK-henkilö:
- Perustiedot
- Yhteystiedot
- yksikkö, koulusala
Tapahtumatiedot:
- harjoittelut
- projektit ja palvelut
- (laajeneva)
Kontaktointiaktiviteetit:
Eri projekteissa tehdään toimenpiteitä, joita varten kontaktoidaan yhteyshenkilöitä yrityksissä ja organisaatioissa. Kontaktointiaktiviteetit voivat olla esimerkiksi sähköposteja, tapaamisia ja puheluita, joista tehdään muistiinpanoja ja kirjataan tietoja ylös. Kontaktointiaktiviteetit näkyvät CRM-järjestelmässä kyseisen kumppanin tiedoissa ja ne ovat kaikkien SeAMKin CRM-järjestelmän käyttäjien nähtävissä.
5b. Rekisteriä käyttävät tietojärjestelmät
Harjoitteluntuki- (HaTu) ja Reportronic -projektinhallintajärjestelmät
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisterin tietoja päivitetään manuaalisesti käyttäjien toimesta päivittäin asiakastapaamisten tai muun kontaktoinnin yhteydessä. Tietoja voidaan myös ostaa palveluntarjoajalta.
Harjoittelutapahtumiin liittyvät tiedot siirtyvät HaTu-järjestelmästä (harjoitteluntuki).
Projekteihin liittyvät tiedot siirtyvät Reportronic-järjestelmästä.
Organisaatioiden ja organisaatiohenkilöiden tietoja ylläpidetään CRM-järjestelmässä. Opiskelijatiedot siirtyvät opiskelijarekisteristä HATU-järjestelmään ja sieltä CRM-järjestelmään.
SeAMK-henkilön perustiedot siirtyvät henkilöstöhallinnosta (Pegasos-järjestelmä) ja loput tiedoista ylläpidetään suoraan Reportronicissa. Reportronicista ne siirtyvät CRM-järjestelmään.
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Rekisterin tietoja ei luovuteta.
8. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
A. Manuaalinen aineisto
Ei ole
B. ATK:lla käsiteltävät tiedot
Tietojen ylläpitäminen on suojattu AD-tunnuksella ja salasanalla. Järjestelmään tallennetut tiedot ovat rekisterissä käyttäjäoikeuksin rajatun ryhmän käytössä. CRM on käytössä vain sisäverkossa ja etäyhteydellä.
Tietokanta suojataan palvelimen käyttäjä- ja salasanatunnuksin.