CRM-sidosryhmähallintajärjestelmän tietosuojaseloste

EU:n yleinen tietosuoja-asetus 13 ja 14 artiklat

Tietosuojalaki (1050/2018)

Yhdistetty rekisteröidyn informointiasiakirja (EU tietosuoja-asetuksen 2016/679) artikla 13 ja 14.

1. Rekisterinpitäjä

Seinäjoen Ammattikorkeakoulu Oy
Kampusranta 11, Frami F
60320 Seinäjoki
020 124 3000
seamk(at)seamk.fi

2. Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö

Johanna Säilä-Jokinen, Hallintojohtaja
040 570 8723
johanna.saila-jokinen(at)seamk.fi

2a. Rekisterin vastuuhenkilö

Vesa Vuolio, Laatupäällikkö
040 830 4252
vesa.vuolio(at)seamk.fi

2b. Yhteyshenkilöt rekisteriin liittyvissä asioissa

Vesa Vuolio, Laatupäällikkö
040 830 4252
vesa.vuolio(at)seamk.fi

2c. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Jarmo Jaskari, Tietosuojavastaava
040 868 0680
jarmo.jaskari(at)seamk.fi

3. Rekisterin nimi

CRM-sidosryhmänhallintajärjestelmä

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Ammattikorkeakoululain mukaan ammattikorkeakoulun tehtävänä on antaa työelämän ja sen kehittämisen vaatimuksiin sekä tutkimukseen, taiteellisiin ja sivistyksellisiin lähtökohtiin perustuvaa korkeakouluopetusta ammatillisiin asiantuntijatehtäviin ja tukea opiskelijan ammatillista kasvua. Ammattikorkeakoulun tehtävänä on lisäksi harjoittaa ammattikorkeakouluopetusta palvelevaa, sekä työelämää ja aluekehitystä edistävää ja alueen elinkeinorakennetta uudistavaa soveltavaa tutkimustoimintaa, kehittämis- ja innovaatiotoimintaa, sekä taiteellista toimintaa. Tehtäviään hoitaessaan ammattikorkeakoulun tulee edistää elinikäistä oppimista. Nämä ovat lakisääteisiä tehtäviä.

Seinäjoen ammattikorkeakoulun palveluliiketoiminnalla tarkoitetaan ulkopuolisille asiakkaille tarjottavia palveluja. Palveluliiketoiminnan toiminta-ajatuksena on tuottaa laadukkaita, tuotteistettuja tai räätälöityjä asiantuntijapalveluita ja täydennyskoulutuksia yrityksille, yhteisöille sekä yksityisille henkilöille paikallisesti, kansallisesti ja kansainvälisesti. Seinäjoen ammattikorkeakoulussa työelämän yhteydenottoja ja vuorovaikutusta ylläpidetään CRM– järjestelmässä, joka on keskitetty ja jäsennelty paikka asiakas-, kumppani- ja sidos-ryhmätietojen sekä liiketoimintaprosessien ylläpitoon. Tämä on kumppanuustoimintaa.

Kumppanihallintajärjestelmään liittyy asiakaslähtöinen ajattelu- ja toimintatapa. Seinäjoen ammattikorkeakoulun CRM-järjestelmä on henkilöstön työkalu omien työelämäkontaktien tietojen ja toimintojen ylläpitoon. Järjestelmään kerätyn tiedon avulla suunnitellaan ja seurataan toimintaa ja harkitaan miten asiakkaiden ja kumppaneiden kanssa toimitaan ja lujitetaan suhteita. Se mahdollistaa asiakkaiden ja kumppaneiden tarpeiden tunnistamisen ja sitä kautta paremman palvelun tuottamisen yrityksille ja organisaatioille tehdyistä toimeksiannoista. Työelämän yhteyshenkilöiden tiedot ovat yhdessä paikassa ja hyödynnettävissä markkinointiviestinnässä ja tiedottamisessa. Järjestelmään kerätään myös välitöntä palautetta, jota koostetaan toiminnan arviointia ja kehittämistä varten.

Seinäjoen Ammattikorkeakoulun CRM-sidosryhmänhallintajärjestelmän tarkoituksena on ylläpitää Seinäjoen ammattikorkeakoulun yritys- ja yhteisötietoihin sekä muihin sidosryhmiin liittyvää tietoa seuraaviin tarkoituksiin:

Viestintä
Markkinointi
Maksullinen palvelutoiminta
Harjoittelu- ja opinnäytetyöpaikat sekä yhteyshenkilöt
Projektiyhteistyöpaikat
TKI-toiminta
Kansainvälinen toiminta
Raportointi omaan toimintaan

5. Rekisterin pitämisen peruste

Muu asiallinen peruste rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välillä: asiakas- ja kumppanuussuhde.

5a. Rekisterin tietosisältö

Yrityksen, yhteisön tai muun sidosryhmän:

Perustiedot
Yhteystiedot
Luokitukset

Yhteyshenkilön:

Perustiedot
Yhteystiedot

Opiskelija:

Perustiedot
Yhteystiedot
Ryhmä, yksikkö, koulutusala, tutkinto-ohjelma

SeAMK-henkilö:

Perustiedot
Yhteystiedot
yksikkö, koulusala

Tapahtumatiedot:

harjoittelut
projektit ja palvelut
(laajeneva)

Kontaktointiaktiviteetit:

Eri projekteissa tehdään toimenpiteitä, joita varten kontaktoidaan yhteyshenkilöitä yrityksissä ja organisaatioissa. Kontaktointiaktiviteetit voivat olla esimerkiksi sähköposteja, tapaamisia ja puheluita, joista tehdään muistiinpanoja ja kirjataan tietoja ylös. Kontaktointiaktiviteetit näkyvät CRM-järjestelmässä kyseisen kumppanin tiedoissa ja ne ovat kaikkien SeAMKin CRM-järjestelmän käyttäjien nähtävissä.

5b. Rekisteriä käyttävät tietojärjestelmät

Harjoitteluntuki- (HaTu) ja Reportronic -projektinhallintajärjestelmät

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin tietoja päivitetään manuaalisesti käyttäjien toimesta päivittäin asiakastapaamisten tai muun kontaktoinnin yhteydessä. Tietoja voidaan myös ostaa palveluntarjoajalta.

Harjoittelutapahtumiin liittyvät tiedot siirtyvät HaTu-järjestelmästä (harjoitteluntuki).

Projekteihin liittyvät tiedot siirtyvät Reportronic-järjestelmästä.

Organisaatioiden ja organisaatiohenkilöiden tietoja ylläpidetään CRM-järjestelmässä. Opiskelijatiedot siirtyvät opiskelijarekisteristä HATU-järjestelmään ja sieltä CRM-järjestelmään.

SeAMK-henkilön perustiedot siirtyvät henkilöstöhallinnosta (Pegasos-järjestelmä) ja loput tiedoista ylläpidetään suoraan Reportronicissa. Reportronicista ne siirtyvät CRM-järjestelmään.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Rekisterin tietoja ei luovuteta.

8. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

A. Manuaalinen aineisto

Ei ole

B. ATK:lla käsiteltävät tiedot

Tietojen ylläpitäminen on suojattu AD-tunnuksella ja salasanalla. Järjestelmään tallennetut tiedot ovat rekisterissä käyttäjäoikeuksin rajatun ryhmän käytössä. CRM on käytössä vain sisäverkossa ja etäyhteydellä.

Tietokanta suojataan palvelimen käyttäjä- ja salasanatunnuksin.