Kirjaston chat-palvelun tietosuojaseloste | SeAMK

Kirjaston chat-palvelun tietosuojaseloste

EU:n yleinen tietosuoja-asetus 13 ja 14 artiklat

Tietosuojalaki (1050/2018)

Yhdistetty rekisteröidyn informointiasiakirja (EU tietosuoja-asetuksen 2016/679) artikla 13 ja 14.

 

1. Rekisterinpitäjä

Seinäjoen Ammattikorkeakoulu Oy
Kampusranta 11, Frami F
60320 Seinäjoki
020 124 3000
seamk(at)seamk.fi

2. Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö

Johanna Säilä-Jokinen, Hallintojohtaja
040 570 8723
johanna.saila-jokinen(at)seamk.fi

2a. Rekisterin vastuuhenkilö

Jarkko Meronen, Suunnittelija kirjastopalvelut
040 830 4250
jarkko.meronen(at)seamk.fi

2b. Yhteyshenkilöt rekisteriin liittyvissä asioissa

Jarkko Meronen, Suunnittelija kirjastopalvelut
040 830 4250
jarkko.meronen(at)seamk.fi

2c. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Jarmo Jaskari, Tietosuojavastaava
040 868 0680
jarmo.jaskari(at)seamk.fi

3. Rekisterin nimi

Zendesk Chat -palvelu

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Koko chat-keskustelu tallentuu automaattisesti asiakaspalvelujärjestelmään. Rekisteri on perustettu Seinäjoen ammattikorkeakoulun kirjaston chat-asiakaspalvelun toteuttamiseksi sekä toiminnan kehittämiseksi.

5. Rekisterin pitämisen peruste

Rekisteriä pidetään asiakassuhteen tai muun asiallisen yhteyden perusteella. Chat-keskustelu tallentuu asiakaspalvelujärjestelmään automaattisesti. Tallenteita voidaan käyttää chat-asiakaspalvelun laadun ja asiakkaille annettavien vastausten oikeellisuuden varmistamiseksi sekä toiminnan kehittämiseksi. Tallenteita voidaan käyttää myös asiakaspalvelun parantamiseen tähtäävässä koulutuksessa ja ohjeistuksen sisällön suunnittelussa.

5a. Rekisterin tietosisältö

Käyttäjästä tallentuu chat-palvelua käytettäessä sähköpostiosoite ja nimi tai vaihtoehtoisesti nimimerkki. Mahdollista on käyttää myös Facebook tai Google+ -tiliä kirjautumiseen.

Palveluun tallentuu:

  • Suostumuksen pohjalta SeAMK-kirjaston -palveluihin upotetussa Zendesk -chat-palvelussa annetut henkilötiedot
  • Chat kerää automaattisesti myös tiedot vierailijan reitistä sivustolla, käyttäjän sijainnista, käyttämästä selaimesta, alustasta, käyttäjän ip-osoitteen sekä käyttäjäagentin. Nimeä ja sähköpostiosoitetta käytetään viesteihin vastaamiseen, mikäli chat ei ole aktiivisesti käytössä. Vierailijan reittiä käytetään yksilöimään jätetyn viestin asiayhteys, mikäli se ei selviä itse viestistä.
  • Lisäksi asiakas voi itse omalla valinnallaan tilata keskusteluhistorian omaan sähköpostiinsa
  • tiedot chat-palveluneuvojasta

Chat-tallenteita säilytetään hallintasovelluksessa kaksi vuotta, minkä jälkeen ne hävitetään rekisterinpitäjän toimesta. Palvelun tilauksen perumisen, irtisanomisen tai siirtämisen jälkeen palveluntarjoaja säilyttää hallintasovelluksessa olevat tiedot 120 päivää.

5b. Rekisteriä käyttävät tietojärjestelmät

Zendesk Chat -palvelu

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta chat-asiakaspalvelutilanteessa.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Chat-keskustelut on mahdollista tilata rekisterinpitäjän määrittelemään sähköpostiin.

8. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Zendeskillä on datakeskuksia kolmella alueella – Yhdysvalloissa, Aasiassa ja Euroopan unionissa. Palvelutietoja voidaan tallentaa mihin tahansa alueeseen.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

A. Manuaalinen aineisto

Ei ole manuaalista aineistoa

B. ATK:lla käsiteltävät tiedot

Rekisteriä ylläpitävät tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa. Palvelu on toteutettu SaaS-, eli Software as a Service palveluna. Palvelun käyttäjän laitteelle ei näin ollen asenneta sovelluksia, vaan käyttö tapahtuu internet -selaimen avulla.

Chat-järjestelmän käyttäjillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Tiedonhallinta järjestelmässä on täysin tilaajan vastuulla, eikä Zendesk siten osallistu asiakkaidensa tileillä olevan tiedon käsittelyyn (ei siis muokkaa, poista, siivoa, palauta tai muutoin muuta yksittäisiä tietoja) millään tavalla. Ainoa poikkeus tähän käytäntöön on mahdollinen Zendesk-palvelujen aiheuttama tarve tiedon käsittelylle (esimerkiksi ohjelmistovika), jolloin palveluntarjoaja ryhtyy tarvittaviin, kohtuullisiin toimiin tietojen palauttamiseksi.