Sosiaaliasiamiestoiminnan tietosuojaseloste | SeAMK

Sosiaaliasiamiestoiminnan tietosuojaseloste

EU:n yleinen tietosuoja-asetus 13 ja 14 artiklat

Tietosuojalaki (1050/2018)

Yhdistetty rekisteröidyn informointiasiakirja (EU tietosuoja-asetuksen 2016/679) artikla 13 ja 14.

 

1. Rekisterinpitäjä

Seinäjoen Ammattikorkeakoulu Oy
Kampusranta 11, Frami F
60320 Seinäjoki
020 124 3000
seamk(at)seamk.fi

2. Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö

Arto Rautajoki, kehitysjohtaja SONet BOTNIA
040 8300 366
arto.rautajoki(at)seamk.fi

2a. Rekisterin vastuuhenkilö

Taina Holappa, Sosiaaliasiamies
040 830 0490
taina.holappa(at)seamk.fi

2b. Yhteyshenkilöt rekisteriin liittyvissä asioissa

Taina Holappa, Sosiaaliasiamies
040 830 0490
taina.holappa(at)seamk.fi

2c. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Jarmo Jaskari, Tietosuojavastaava
040 8680680
jarmo.jaskari(at)seamk.fi

3. Rekisterin nimi

Sosiaaliasiamiehen rekisteri Etelä-pohjanmaa

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Sosiaaliasiamiestoiminnan yleisten tehtäväalueittaisten tilastointitietojen kerääminen Webropol-pohjaisesti raportoinnin helpottamiseksi kunnille. Suoria henkilötietoja ei kerätä, kuntatietokin tehdään tunnistamattomaksi pseudonymisoimalla ne (käyttämällä numerosarjoja satunnaisessa järjestyksessä). Webropolia käytetään täysin anonyymien tilastotietojen keräämiseen, jolloin kerättävät tiedot eivät aiheuta vaaraa rekisteröidyille, eikä niissä kysytä suoria tunnistetietoja, varsinaisia henkilötietoja yms. Tietoja yhdistelemällä ei ole mahdollista saada henkilöllisyyttä selville.

Yksittäisen asiakkaan henkilötietoja tallennetaan korkeintaan tilapäisesti yhteydenottoja ja asian käsittelyn edistämistä varten sosiaaliasiamiestoiminnan yhteiselle asemalle tiedostoon, johon ovat käyttöön oikeutettuja ainoastaan sosiaaliasiamies ja hänen kunnille palveluja tuottavan organisaation SONet BOTNIA, Seinäjoen Ammattikorkeakoulu Oy sosiaaliasiamiestoimintaan nimeämät sijaiset.

Sosiaaliasiamies-palvelun tuottamisessa mukana olevia sosiaalityön ammattilaisia sitoo vaitiolovelvollisuus. Jos asema ei ole jostakin syystä käytettävissä, tiedot tallennetaan tilapäisesti paperille lukittuun kaappiin, johon avain on vain sosiaaliasiamiehellä. Pääsääntöisesti pyritään siihen, että rekisteritietoa ei kerry ja ne hävitetään välittömästi, kun asian käsittely on päättynyt tai siirtynyt esim. jonkin viranomaistoimijan vastuulle esim. valitukset, kantelut tms.

5. Rekisterin pitämisen peruste

Sosiaaliasiamiestoiminnan käytön tehtäväalueittainen raportointi kunnan valtuustoille vähintään kerran vuodessa webropol-työkalun avulla, ei tunnistettavien asiakastietojen tallentamista.

Asiakas- ja yhteydenottotietojen tallentaminen sosiaaliasiamiestoiminnassa yhteiselle asemalle (rajattu käyttöoikeus) yhteydenottoja varten asiakastapauksen käsittelyn ajaksi, minkä jälkeen asiakaskohtaiset tiedot hävitetään.

5a. Rekisterin tietosisältö

  • Yhteydenottotiedot
  • julkinen/yksityinen palveluerittely
  • järjestämisvastuussa oleva numeroksi pseudonymisoitu kuntatieto
  • yhteydenoton palvelukohtainen erittely
  • laatu
  • aihe
  • toimenpide
  • yleinen sisältö

Ei asiakaskohtaisia, tunnistettavia tietoja.

Yhteisellä käyttöoikeuksiltaan rajatulla verkkolevyasemalla tilapäisesti asiakas- ja yhteydenottotietoja asian selvittämistä varten, jotka poistetaan asemalta, kun asiakastapaus on käsitelty.

5b. Rekisteriä käyttävät tietojärjestelmät

  • Webropol
  • Microsoft Office ( Outlook salattu)
  • Turvaposti

6. Säännönmukaiset tietolähteet

  • Asiakkaan itse ilmoittamat tiedot

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Kerran vuodessa raportoidaan sosiaaliasiamiestoiminta kunnille hyödyntäen näitä rekisteritietoja.

8. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

A. Manuaalinen aineisto

Paperiaineisto säilytetään lukituissa kaapeissa ja lukituissa tiloissa. Pääsy aineistoon on rajoitettu tietoja käsitteleville henkilöille.

B. ATK:lla käsiteltävät tiedot

Sähköisesti käsiteltävä materiaali on tallennettuna SeAMK:n sisäisellä verkkolevyllä suojattuna ulkopuolisilta henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Rekisteriin pääsevät ainoastaan työntekijät, joiden toimenkuva vaatii rekistereiden käsittelyä. Niissä ei ole suoraan asiakkaaseen yhdistyviä, yksilöityjä tietoja.