Exam-tenttipalvelun tietosuojaseloste

EU:n yleinen tietosuoja-asetus 13 ja 14 artiklat

Tietosuojalaki (1050/2018)

Yhdistetty rekisteröidyn informointiasiakirja (EU tietosuoja-asetuksen 2016/679) artikla 13 ja 14.

1. Rekisterinpitäjä

Seinäjoen Ammattikorkeakoulu Oy
Kampusranta 11, Frami F
60320 Seinäjoki
020 124 3000
seamk(at)seamk.fi

2. Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö

Kiinteistö- ja tietohallintopäällikkö, Asmo Myllyaho
040 830 4262
asmo.myllyaho(at)seamk.fi

2a. Rekisterin vastuuhenkilö

Riikka Muurimäki, Suunnittelija
040 830 2204
riikka.muurimaki(at)seamk.fi

2b. Yhteyshenkilöt rekisteriin liittyvissä asioissa

Riikka Muurimäki, Suunnittelija
040 830 2204
riikka.muurimaki(at)seamk.fi

Matti Mäkelä, suunnittelija
040 830 0330
matti.makela(at)seamk.fi

Anna Lepistö, suunnittelija, tietohallinto
040 830 2288
anna.lepisto(at)seamk.fi

2c. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Jarmo Jaskari, Tietosuojavastaava
040 8680680
tietosuojavastaava(at)seamk.fi

3. Rekisterin nimi

Sähköinen tenttipalvelu Exam

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Sähköiseen tenttimiseen kohdennetussa tilassa suoritettavien tenttien suunnittelu, varaaminen, suorittaminen ja arviointi.

Sähköinen tenttipalvelu on tarkoitettu Seinäjoen ammattikorkeakoulun opiskelijoille, jotka ovat ilmoittautuneet läsnäoleviksi opiskelijoiksi.

EXAM konsortion tenttivierailuyhteistyö eri korkeakoulujen opiskelijoille.

5. Rekisterin pitämisen peruste

EXAM on sähköisen tenttimisen palvelu. Kerättäviä henkilötietoja käytetään tenttien suunnitteluun, tenttitilan varaamiseen, tentin suorittamiseen, arviointiin ja suorituksen valvontaan.

Järjestelmän avulla varmistetaan, että sähköinen tenttiminen suoritetaan annettujen ohjeiden ja määräysten mukaisesti.

• Ammattikorkeakoululaki
• Ammattikorkeakouluasetus
• Seinäjoen ammattikorkeakoulun tutkintosääntö

5a. Rekisterin tietosisältö

Sähköisen tenttipalvelun käyttäjä hyväksyy järjestelmän käyttöehdot tentti-ilmoittautumisen yhteydessä, joten kaikki tiedot rekisteröidään ainoastaan henkilön suostumuksella.

Kaikkien käyttäjien rekisteröitävät perustiedot:

• nimi, sähköpostiosoite
• käyttäjätunnus, käyttäjärooli, organisaatio
• käyttäjälle järjestelmään määritellyt käyttöoikeudet
• loki tenttialueella tapahtuvasta toiminnasta kahdentoista kuukauden ajalta

Opiskelijan tenttimiseen liittyvät rekisteröitävät tiedot:

• Tentittävän opintojakson tiedot
• Tenttivarauksen tiedot (aika, paikka, tenttiin käytettävä tietokone)
• Tenttivastaukset (säilytettävä vähintään 6 kk tentin suorittamisesta)
• Tenttivastausten arviointitiedot ja arvosanat
• Tentin palaute

Tentin aikainen toiminta kuva- ja äänimateriaalina

Kuvatallenteita säilytetään enintään kuuden (6) kuukauden ajan. Mikäli säilytysaikana tulee ilmoitus tapahtuneesta tenttijärjestelmän väärinkäytöksestä tai vilppiepäilystä, tallenteita säilytetään tältä osin asian selvittämiseksi tarvittavan ajan.

Tallentavasta kameravalvonnasta on ilmoitus sähköiseen tenttimiseen tarkoitetun tilan sisäänkäyntien yhteydessä. Järjestelmää koskeva rekisteriseloste on nähtävissä intranetissä: http://intra.seamk.fi.

5b. Rekisteriä käyttävät tietojärjestelmät

–

6. Säännönmukaiset tietolähteet

• Ammattikorkeakoulun tietokoneresurssien käyttäjätunnus, nimi ja sähköpostiosoite ammattikorkeakoulun käyttäjätunnusrekisteristä ( tenttivierailuja voi ola myös yliopistoista)
• Opintokohdetiedot opetushallintojärjestelmä Pepistä.
• Tallentavaan kameravalvontaan kuuluvien kameroiden välittämä kuva-aineisto

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Ulkopuolinen käyttö: Tietoja ei luovuteta ulkopuoliseen käyttöön paitsi viranomaisille niitä erikseen pyydettäessä.

Sisäinen käyttö:

Tenttien tietoihin ja suorituksiin on pääsyoikeus

• kyseisen tentin opettajalla/opettajilla
• EXAM-järjestelmän pääkäyttäjillä

Videotallenteisiin on pääsyoikeus

• EXAM-järjestelmän pääkäyttäjillä
• EXAM-kamerajärjestelmän pääkäyttäjillä ja vartiointiliike Securitaksen vartijalla
• kyseisen vilppiepäilytapauksen osapuolilla (EXAM-järjestelmän pääkäyttäjien toimesta)

Ajantasaisen videokuvan katsomiseen pääsyoikeus

• EXAM-järjestelmän pääkäyttäjillä
• EXAM-kamerajärjestelmän pääkäyttäjillä ja vartiointiliike Securitaksen vartijalla

Rekisterin henkilötietojen käsittelyä on ulkoistettu toimeksiantosopimuksella: Kyllä, lisätietoa ulkoistetusta käsittelystä: CSC:n käyttöpalvelusopimus

8. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

A. Manuaalinen aineisto

–

B. ATK:lla käsiteltävät tiedot

Materiaali siirretään suojatussa verkossa. Palvelin, jolle materiaali tallentuu, on suojattu ylläpitäjien ja tenttejä valvovien henkilöiden henkilökohtaisilla käyttöoikeuksilla. Käyttäjällä on käyttöoikeus vain siihen rekisterin osaan, jota hän tarvitsee.

Palvelin ja tietokoneet säilytetään lukituissa tiloissa. Tallennetut tiedot säilytetään siten, että niihin pääsevät käsiksi vain ylläpidosta vastaavat henkilöt.