Asiakirjajulkisuuskuvaus | SeAMK

Asiakirjajulkisuuskuvaus

Tiedonhallintayksikön on julkisuusperiaatteen toteuttamista varten ylläpidettävä kuvausta sen hallinnoimista tietovarannoista ja asiarekisteristä (906/2019, luku 6 28§), tätä kuvausta kutsutaan asiakirjajulkisuukuvaukseksi. Asiakirjajulkisuuskuvaukset on laadittu palvelemaan kansalaisen tarpeita.

Kuvauksesta käy ilmi:

  • mihin tehtävään (tietovaranto) kuvaus liittyy
  • mitä tietoaineistoa tehtävässä käsitellään
  • mitä henkilötietoja (tietoryhmiä) tehtävässä käsitellään
  • missä tietojärjestelmissä tehtävään liittyviä tietoja käsitellään
  • onko tietoaineistot saatavissa avoimesti teknisen rajapinnan avulla
  • yhteystiedot tietopyynnön tekemiseksi

Tietopyynnön tekeminen

Henkilötietojesi käsittelyyn liittyvät kysymykset voi esittää SeAMKin tietosuojailmoitusten mukaisesti.

Tutkimuslupiin liittyvät ohjeet löytyvät sivulta “Tutkimus, kehittäminen ja innovointi SeAMKissa”

Varsinaisen tietopyynnön voi tehdä:

Sähköpostilla: kirjaamo@seamk.fi

Postitse:
Seinäjoen ammattikorkeakoulu Oy
Kirjaamo
PL 412, 60101 Seinäjoki

Kuvaa tietopyyntöön mahdollisimman tarkasti mitä tietoa haluat, esimerkiksi:

  • Asiakirjan nimi tai otsikko
  • Ajankohta tai päivämäärä
  • Laatija

Tiedot ja tietovarannot

Osa tietovarannoista sisältää tietoa, joka julkisuuslain (1999/621) 24§ perusteella salassa pidettävää.

  • Henkilöstöpalveluiden tietovaranto

    Henkilöstö

    • Henkilöstön henkilötietojen käsittelyn kuvaus löytyy tietosuojailmoituksesta ”Tietosuojailmoitus henkilöstölle”.
    • Tiedot on tallennettu palkanlaskennan ja matkustuksen hallinnan järjestelmään.
    • Henkilöstön tietoja voi hakea SeAMKin julkisten sivujen henkilöstöhausta. Muita tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta.
    • Hakutekijöinä tietovarannossa toimivat esimerkiksi nimi ja henkilötunnus.

    Rekrytointi

    • Henkilöstön henkilötietojen käsittelyn kuvaus löytyy tietosuojaselosteesta ”Rekrytointi”.
    • Tiedot on tallennettu rekrytointijärjestelmään.
    • Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta.
    • Hakutekijöinä tietovarannossa toimii esimerkiksi tehtävä, johon rekrytoidaan.
  • Kansainvälistymistoiminnon tietovaranto

    Kansainvälinen opiskelija-, opettaja- ja henkilökuntaliikkuvuus

    • Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on kansainväliselle liikkuvuusjaksolle lähtevien ja saapuvien    opiskelijoiden, opettajien ja muiden henkilökunnan jäsenten neuvonta sekä liikkuvuusjakson prosessien ja niihin liittyvien käytännön toimien toteuttaminen sekä liikkuvuuksien tilastointi. Henkilötietojen käsittelyn kuvaus löytyy tietosuojaselosteesta “SoleMOVE ja SoleGrant
    • Tiedot on tallennettu Sole Move -liikkuvuuden hallintajärjestelmään, Peppi-järjestelmään, Kansainvälisen liikkuvuuden palveluiden verkkoasemakansioihin ja/tai Kansainvälisen liikkuvuuden palveluiden mappeihin. Tietoja säilytetään arkistointisäännön ja eri hankkeisin liittyvien säädösten mukaisesti.
    • Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta.
    • Hakutekijöinä tietovarannossa toimivat esimerkiksi nimi, henkilötunnus ja oppijan kansallinen tunniste (OID).

    Liikkuvuuden ja opetuksen kehittämishankkeet

    • Tiedot on tallennettu Kansainvälisen liikkuvuuden palveluiden verkkoasemakansioihin ja/tai Kansainvälisen liikkuvuuden palveluiden mappeihin. Tietoja säilytetään arkistointisäännön ja eri hankkeisin liittyvien säädösten mukaisesti.
    • Hankkeiden tiedot tallennetaan SeAMKin hanketietokantaan.
    • Tietoaineistoja hankkeiden sisältöihin ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta.

    Sopimushallinta

    • Kansainväliset yhteistyökorkeakoulusopimukset on tallennettu Kansainvälisen liikkuvuuden palveluiden sharepoint -työskentelytilaan sekä Kansainvälisen liikkuvuuden palveluiden mappeihin ja Sole Move -järjestelmään. Uuden Erasmus+ -ohjelmakauden myötä EU-alueella toimivien korkeakoulun kanssa uudistettavia sopimuksia käsitellään ja tallennetaan myös IIAM-järjestelmässä Erasmus+ dashboardilla.
    • Hankkeisiin liittyvät sopimukset säilytetään Kansainvälisen liikkuvuuden palveluiden verkkoasemakansiolla ja mapeissa.
    • Tieto sopimuskumppanuuksien nimistä julkaistaan SeAMKin nettisivuilla ja intranetissa, mutta sopimuksiin ei ole avointa rajapintaa.
    • Tietoja säilytetään arkistointisäännön ja eri hankkeisin liittyvien säädösten mukaisesti ja/tai sopimuksen voimassaoloajan mukaisesti.
  • Kiinteistöpalveluiden tietovaranto

    Tilat ja kiinteistöt

    • Tiloista ja kiinteistöistä on tallennettu: perustiedot, käyttötiedot yms.
    • Tiedot on tallennettu kiinteistöhallinnan järjestelmään.
    • Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta.
    • Hakutekijöinä tietovarannossa toimii esimerkiksi tilan osoite / nimi.

    Avainten hallinta

    • Avainten hallinnan henkilötietojen käsittelyn kuvaus löytyy tietosuojaselosteesta ”avainhallinta”.
    • Tiedot on tallennettu avaintenhallinnan järjestelmään.
    • Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta.
    • Hakutekijöinä tietovarannossa toimivat esimerkiksi nimi ja avain yksilöivä tunniste.

    Kameravalvonta

    • Kameravalvonnan henkilötietojen käsittelyn kuvaus löytyy tietosuojailmoituksesta ”kameravalvonta”.
    • Tiedot on tallennettu kameravalvontajärjestelmään.
    • Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta.
    • Hakutekijöinä tietovarannossa toimii esimerkiksi ajankohta ja paikka.
    • Tietovarannon sisältö on salassapidettävää.

    Kulunhallinta

    • Kulunhallinnan henkilötietojen käsittelyn kuvaus löytyy tietosuojailmoituksesta ”kulunhallinta”.
    • Tiedot on tallennettu kulunhallintajärjestelmään.
    • Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta.
    • Hakutekijöinä tietovarannossa toimii esimerkiksi nimi, kulkutunnistenumero.
  • Kirjasto- ja tietopalveluiden tietovaranto

    Kirjaston asiakasrekisteri

    • Kirjaston asiakkaista ylläpidetään asiakaspalvelun hoitamiseksi asiakasrekisteriä. Asiakasrekisterin henkilötietojen käsittely kuvataan Alma-kirjastojärjestelmän tietosuojaselosteessa.
    • Asiakastietoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta.
    • Hakutekijöinä tietovarannossa toimivat esimerkiksi nimi ja sähköpostiosoite.

    Kirjaston aineistot

    • Kirjaston kokoelmaan sisältyvien aineistojen metatiedot tallennetaan kirjastojärjestelmään kokoelmien hallintaa ja asiakaspalvelua varten.
    • Aineistotiedot ovat avoimesti haettavissa SeAMK-Finna -tietokannasta.
    • Aineistojen metatiedot ovat saatavissa SeAMK-Finnasta myös avoimen rajapinnan kautta.
    • Opinnäytetöitä, SeAMKin julkaisusarjan julkaisuja ja rinnakkaistallennettuja julkaisuja tallennetaan avoimeen julkaisuarkistoon, Theseukseen. Henkilötietojen käsittely kuvataan Theseuksen tietosuojailmoituksessa.

    SeAMKin julkaistoiminta

    • Julkaisutoiminnan henkilötietojen käsittelyn kuvaus löytyy tietosuojailmoituksesta ”julkaisutoiminta”.
    • Tiedot on tallennettu julkaisujen hallinnointitietojärjestelmään. 
    • Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta.  
    • Hakutekijöinä tietovarannossa toimivat esimerkiksi kirjoittajan nimi ja julkaisun nimi. 

    SeAMKin henkilökunnan julkaisut

    Ouriginal-plagiaatintunnistusjärjestelmä

    • Plagiaatintunnistusjärjestelmä vertailee SeAMKin opiskelijan tai SeAMKin henkilökuntaan kuuluvan lähettämää sähköisessä muodossa olevaa tekstidokumenttia internetissä oleviin julkaisuihin, tietokantoihin ja www-sivuihin.
    • Opiskelijan tarkastettavaksi lähettämä työ tallentuu järjestelmän sisäiseen vertailuaineistoon ja mikäli opiskelija antaa siihen luvan.
    • Tiedot eivät ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta.
    • Henkilötietojen käsittely kuvataan Ouriginalin tietosuojaselosteessa.
  • Maksullisen palvelutoiminnan tietovaranto
    • Maksullisen palvelutoiminnan henkilötietojen käsittelyn kuvaus löytyy tietosuojaiselosteesta ”CRM sidosryhmähallintajärjestelmä”.
    • Tiedot on tallennettu täydennyskoulutuksen osallistujien hallintaan.
    • Muiden maksullisten palvelutoimintojen tietojen tallennuspaikka on CRM.
    • Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta.
    • Hakutekijöinä tietovarannossa toimivat esimerkiksi nimi ja sähköpostiosoite.
  • Opetuksen tietovaranto

    Opiskelevaksi hakija

    • Hakijan henkilötietojen käsittelyn kuvaus löytyy tietosuojailmoituksesta ”Tietosuojailmoitus opiskelijoille”
    • Tiedot on tallennettu hakijarekisteriin. 
    • Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta.  
    • Hakutekijöinä tietovarannossa toimivat esimerkiksi nimi, henkilötunnus ja oppijan kansallinen tunniste (OID). 

    Opiskelija

    • Opiskelijan henkilötietojen käsittelyn kuvaus löytyy tietosuojailmoituksesta ”Peppi-opiskelijahallintajärjestelmän selosteesta”.
    • Tiedot on tallennettu opiskelijahallintojärjestelmään. 
    • Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta.  
    • Hakutekijöinä tietovarannossa toimii esimerkiksi nimi, henkilötunnus, opiskelijanumero.

    Opetuksen järjestämisen tiedot

    • Tietona ovat opintojakson tiedot, opetussuunnitelman tiedot, opintojaksototeutuksen tiedot  ja tilan tiedot.
    • Tiedot on tallennettu opiskelijahallintojärjestelmään. 
    • Opintojaksot, opetussuunnitelmat, opintojaksototeutuksen tiedot ja tilan tiedot on saatavissa avoimen rajapinnan kautta.
    • Hakutekijöinä toimii esimerkiksi opintojakson nimi tai koodi, opintojaksototeutuksen nimi ja ajankohta, opetussuunnitelman nimi ja tilan sijainti.
  • Talouspalveluiden tietovaranto

    Taloushallinto

    • Käyttötarkoitus: Taloushallintoon liittyvä asiankäsittely.
    • Asiakkaiden ja toimittajien henkilötietojen käsittelyn kuvaus löytyy tietosuojaselosteista ” Pro Economica- ja Accuna-ohjelman tietosuojaseloste” ja ”Verkkokaupan tietosuojaseloste”
    • Tiedot tallennettu taloushallinnon järjestelmiin.
    • Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta.
    • Hakutekijöinä tietovarannossa toimivat esimerkiksi asiakkaan tai toimittajan nimi ja henkilö-/y-tunnus.

    Hankinnat

    Rahastot, stipendirahastot ja varainhankinta

    • Käyttötarkoitus: Rahastoihin, stipendirahastoihin ja varainhankintaan liittyvä asiankäsittely.
    • Henkilötietojen käsittelyn kuvaus löytyy tietosuojaselosteista ”E-lomakkeen tietosuojaseloste” ja ” Pro Economica- ja Accuna-ohjelman tietosuojaseloste”
    • Tiedot on tallennettu taloushallinnon järjestelmiin
    • Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta.
    • Hakutekijöinä tietovarannossa toimivat esimerkiksi lahjoittajan tai stipendin saajan nimi ja henkilö-/ y-tunnus.
  • Tietohallinnon tietovaranto

    Käyttäjähallintajärjestelmä

    • Käyttäjähallintaan liittyvä henkilötietojen käsittelyn kuvaus löytyy tietosuojailmoituksesta ”Käyttäjähallintajärjestelmä”.
    • Tiedot on tallennettu SeAMK käyttäjähallintajärjestelmään, Active Directory.
    • Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta.
    • Hakutekijöinä tietovarannossa toimivat esimerkiksi asiakkaan nimi.

    Tiketöintijärjestelmä

    • Tiketteihin ja tukipalveluihin liittyvä henkilötietojen käsittelyn kuvaus löytyy tietosuojailmoituksesta ”Service Manager-tikettijärjestelmä”.
    • Tiedot on tallennettu Service Manager tietojärjestelmään.
    • Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta.
    • Hakutekijöinä tietovarannossa toimii esimerkiksi tiketin numero tai henkilön nimi.

    Tietosuoja ja / tietoturvatoiminta

    • Tiedot on tallennettu verkkolevylle.
    • Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta, mutta selosteet saatavilla www.seamk.fi/tietosuoja.
    • Hakutekijöinä tietovarannossa toimii esimerkiksi tietosuojaan liittyvän tapauksen sisältö tai henkilön nimi.

     

  • TKI-toiminnan tietovaranto

    Tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiotoiminta (TKI)

    • TKI-toiminnan henkilötietojen käsittelyn kuvaus löytyy tietosuojailmoituksesta “tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiotoiminta”. 
    • Tiedot on tallennettu TKI-toiminnan rekistereihin. 
    • Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta. 
    • Hakutekijöinä tietovarannossa toimivat esimerkiksi nimi ja sähköpostiosoite 

    TKI-hankkeet ja niissä hankitut tutkimusaineistot

    • TKI-hankkeista on tallennettu seuraavat päätietoryhmät: Hankkeen tunnistetiedot, hankkeen rahoitustiedot, hankkeen toteutustiedot jne.
    • Tiedot on tallennettu hankkeiden hallinnan Reportronic-järjestelmään.
    • Hankkeiden kuvailutiedot näkyvät myös projektien omilla nettisivuilla.
    • Hakutekijöinä hankkeiden tietovarannossa toimii esimerkiksi hankkeen nimi, hankkeen rahoittaja, hankkeen toteutusaika.
    • Hankkeissa kerättyjen tutkimusaineistojen kuvailutiedot on myös tallennettu Reportronic-järjestelmään ja nämä näkyvät myös nettisivuilla.
    • Hakutekijänä tietovarannossa toimii esimerkiksi aineiston keruutapa ja tieteenala.

  • Viestinnän ja markkinoinnin tietovaranto

    Markkinointi ja viestintä

    • Markkinoinnin ja viestinnän henkilötietojen käsittelyn kuvaus löytyy tietosuojailmoituksesta markkinointi ja viestintä 
    • Tiedot on tallennettu markkinoinnin ja viestinnän rekisteriin. 
    • Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta. 
    • Hakutekijöinä tietovarannossa toimivat esimerkiksi nimi ja sähköpostiosoite 

    Alumnitoiminta

    • Alumnitoiminnan henkilötietojen käsittelyn kuvaus löytyy tietosuojailmoituksesta “alumnitoiminta” sekä tietosuojaselosteesta ”alumnirekisterin tietosuojaseloste”. 
    • Tiedot on tallennettu alumnitoiminnan hallintaan. 
    • Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta. 
    • Hakutekijöinä tietovarannossa toimivat esimerkiksi nimi, valmistumisvuosi, tutkinto ja sähköpostiosoite. 

    Sidosryhmäyhteistyö

    • Sidosryhmäyhteistyön henkilötietojen käsittelyn kuvaus löytyy tietosuojailmoituksesta ”sidosryhmäyhteistyö  ja tietosuojaselosteesta “CRM-sidosryhmähallintajärjestelmän tietosuojaseloste”.
    • Tiedot on tallennettu sidosryhmäyhteistyön hallintaan. 
    • Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta. 
    • Hakutekijöinä tietovarannossa toimivat esimerkiksi nimi ja sähköpostiosoite sekä yrityksen/ organisaation nimi. 

    Tapahtumat

    • Tapahtumien henkilötietojen käsittelyn kuvaus löytyy tietosuojailmoituksesta ”SeAMKin tapahtumat”.
    • Tiedot on tallennettu tapahtumatietojärjestelmään. 
    • Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta. 
    • Hakutekijöinä tietovarannossa toimivat esimerkiksi ilmoittautujan nimi ja sähköpostisoite sekä tilaisuuden nimi ja ajankohta. 

    Audiovisuaalinen ja visuaalinen aineistorekisteri  

    • Valokuvien, videoiden ja muun audiovisuaalisen aineiston henkilötietojen käsittelyn kuvaus löytyy tietosuojailmoituksesta ”audiovisuaalinen ja visuaalinen aineistorekisteri viestintätarkoitukseen”.
    • Tiedot on tallennettu visuaalisen materiaalin hallintaan 
    • Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta. 
    • Hakutekijöinä tietovarannossa toimivat esimerkiksi aineistossa esiintyvien nimi, kuvaustilanne ja -aika.  
  • Yleishallinnon tietovaranto

    Päätökset

    • Päätökseen liittyviä päätietoryhmiä ovat mm. päätöksen perustiedot (otsikko, ajankohta, päätökseni tekijä) ja päätöksen sisältö.
    • Henkilötietojen käsittelyn kuvaus löytyy tietosuojailmoituksesta “Tweb asian- ja asiakirjahallintajärjestelmä”.
    • Tiedot on tallennettu asianhallintajärjestelmään. 
    • Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta.  
    • Hakutekijöinä tietovarannossa toimivat esimerkiksi päätöksen päiväys ja päätöksen otsikko. 

    Kokousasiat

    • Tiedot on tallennettu asianhallintajärjestelmään. 
    • Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta.  
    • Hakutekijänä on esimerkiksi kokousasian nimi.

    Sopimukset

    • Tiedot on tallennettu asianhallintajärjestelmään. 
    • Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta.  
    • Hakutekijänä on esimerkiksi sopimuskumppanin nimi tai sopimuksen otsikko