Julkaisutietojen tallennuspalvelun tietosuojaseloste

EU:n yleinen tietosuoja-asetus 13 ja 14 artiklat

Tietosuojalaki (1050/2018)

Yhdistetty rekisteröidyn informointiasiakirja (EU tietosuoja-asetuksen 2016/679) artikla 13 ja 14.

1. Rekisterin nimi

Julkaisutietojen tallennuspalvelu

2. Rekisterinpitäjä

Seinäjoen Ammattikorkeakoulu Oy
Kampusranta 11, Frami F
60320 Seinäjoki
020 124 3000
seamk(at)seamk.fi

3. Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö ja yhteyshenkilö rekisteriin liittyvissä asioissa

Jaana Latvanen, Kirjasto- ja tietopalvelupäällikkö
040 830 4203
jaana.latvanen(at)seamk.fi

Minna Karvonen, Tietopalvelusihteeri
040 830 0413
minna.karvonen(at)seamk.fi

3a. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Jarmo Jaskari, Tietosuojavastaava
040 868 0680
tietosuojavastaava(at)seamk.fi

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin pitämisen peruste

Julkaisutietojen tallennuspalveluun tallennetaan Seinäjoen ammattikorkeakoulun (SeAMK) henkilökunnan julkaisutietoja. Tiedot ovat osa Opetus- ja kulttuuriministeriön (OKM) velvoittamaa tiedonkeruuta. OKM käyttää julkaisutiedonkeruun tietoja mm. korkeakoulujen ohjauksessa (rahoitusmalli, tunnuslukutavoitteet, OKM:n palaute), OKM:n raportoinnissa ulospäin ja horisontaalisessa yhteistyössä muiden hallinnonalojen kanssa sekä suomalaisen korkeakoululaitoksen tilan kuvaamisessa.

Palveluun tallennetut tiedot siirtyvät automaattisesti VIRTA-julkaisutietopalveluun, joka on Opetus- ja kulttuuriministeriön (OKM) omistama palvelu. Palvelun teknisestä toteutuksesta ja kehityksestä vastaa CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy. VIRTA-julkaisutietopalvelu kokoaa yhteen julkaisujen tiedot kaikista suomalaisista yliopistoista, ammattikorkeakouluista, tutkimuslaitoksista ja yliopistollisista sairaaloista ja tarjoaa yhteismitallista ja ajantasaista vertailutietoa niiden julkaisutoiminnasta. VIRTA-julkaisutietopalveluun siirtyneet tiedot näkyvät CSC:n ylläpitämässä Tiedejatutkimus.fi -palvelussa.

Seinäjoen ammattikorkeakoulu toimii tallennetun julkaisutiedon rekisterinpitäjinä omien tietojensa osalta ja vastaa julkaisutietopalveluun tallentamiensa tietojen sisällöstä. Tallennettaessa valtakunnalliseen VIRTA-julkaisutietopalveluun kyseessä ei ole tietojen luovutuksesta, vaan tiedot säilyvät osana tutkimusorganisaatioiden rekisteriä ja rekisterinpitovastuuta. Tutkimusorganisaatiot rekisterinpitäjinä päättävät tietojen hyödyntämisestä ja luovuttamisesta VIRTA-julkaisutietopalvelusta eteenpäin.

Julkaisutiedonkeruussa tallennettuja tietoja käytetään SeAMKin sisäisessä tilastoinnissa.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää tiedot ammattikorkeakoulun henkilöstön tuottamista julkaisuista.

Rekisteriin tallennetaan:

• julkaisun tekijän (tekijöiden) nimi
• julkaisun tekijän (tekijöiden) organisaatiokohtainen tunniste sekä sähköpostiosoite (eivät siirry järjestelmästä eteenpäin)
• julkaisun tekijän (tekijöiden) organisaatio ja organisaation alayksikkö
• julkaisun tekijän (tekijöiden) ORCID-tunniste (jos olemassa)
• julkaisun metatiedot: nimi, julkaisija, ISBN-numero, julkaisun pysyväverkko-osoite jne.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilöltä itseltään julkaisutietojen tallennuspalvelun lomakkeella, sähköpostilla tai E-lomake–palvelun lomakkeella.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Säännönmukaiset luovutukset

• OKM:n vuosittainen julkaisutiedonkeruu korkeakouluilta ja muilta tutkimusorganisaatioilta toteutetaan VIRTA-julkaisutietopalvelun kautta. Tilastotiedot VIRTA-julkaisutietopalveluun tallennetuista julkaisuista julkaistaan vuosittain Opetushallinnon tilastopalvelu Vipusessa. Julkaisutiedot löytyvät myös Tiedejatutkimus.fi-palvelusta. Rinnakkaistallennetut julkaisut ovat selattavissa myös avoimessa julkaisuarkistossa ja sitä kautta SeAMK Kirjaston ja Kansalliskirjaston tiedonhakupalvelussa.

Rekisterinpitäjän päätöksellä

Hallintojohtajan päätöksillä (15.03.2017) lupa käyttää VIRTA-julkaisutietoja:

• Turun yliopiston Koulutussosiologian tutkimusprojektissa (4/2017) sekä
• Suomen Akatemiassa tutkimusrahoituksen haku- ja raportointiprosessissa sekä Akatemian tietojärjestelmän yhdistämisestä korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon VIRTA-julkaisutietopalveluun (3/2017).

8. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Ei tietojen siirtoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, mutta Tiedejatutkimus.fi-palvelun ja osittain myös avoimen julkaisuarkiston ja SeAMK Kirjaston tiedonhakupalvelun kautta julkaisutiedot ovat avoimesti saatavilla.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

A. Manuaalinen aineisto

Ei sisällä manuaalisesti kerättävää aineistoa.

B. ATK:lla käsiteltävät tiedot

Seinäjoen Ammattikorkeakoulu Oy huolehtii rekisterinpitäjänä tietosuojan toteutumisesta käyttäessään julkaisutietojen tallennuspalvelua. Ammattikorkeakoulu noudattaa henkilötietoja käsitellessään lainsäädännön edellyttämää hyvää henkilötietojen käsittelytapaa ja tietojen suojaamista koskevia säännöksiä.

CSC vastaa julkaisutietojen tallennuspalvelusta ja VIRTA-julkaisutietopalvelusta ja ylläpitää niitä. CSC huolehtii tiedonluovutusten toteutuksesta ja niiden asianmukaisuudesta sekä tietovarannon ylläpidosta, suojaamisesta ja tietoturvallisuudesta. CSC on velvollinen huolehtimaan järjestelmien asianmukaisuudesta, ylläpidosta, suojaamisesta, tietoturvallisuudesta ja tietojen säilyttämisestä.