Kuraattoripalveluiden asiakasrekisterin tietosuojaseloste | SeAMK

Kuraattoripalveluiden asiakasrekisterin tietosuojaseloste

EU:n yleinen tietosuoja-asetus 13 ja 14 artiklat
Tietosuojalaki (1050/2018)
Yhdistetty rekisteröidyn informointiasiakirja (EU tietosuoja-asetuksen 2016/679) artikla 13 ja 14

1. Rekisterinpitäjä

Seinäjoen opiskelijapalvelut Oy
Kampusranta 11, Frami F
60320 Seinäjoki
puh. 020 124 3000
seamk(at)seamk.fi

2. Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö

Johanna Säilä-Jokinen, hallintojohtaja
puh. 040 570 8723
johanna.saila-jokinen(at)seamk.fi

2a. Rekisterin vastuuhenkilö

Karoliina Karesola, korkeakoulukuraattori
puh. 040 830 2043
karoliina.karesola(at)seamk.fi

2b. Yhteyshenkilöt rekisteriin liittyvissä asioissa

Karoliina Karesola, korkeakoulukuraattori
puh. 040 830 2043
karoliina.karesola(at)seamk.fi

Piia-Mari Riihilahti, projektipäällikkö
puh. 040 830 2355
piia-mari.riihilahti(at)seamk.fi

2c. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Jarmo Jaskari, tietosuojavastaava
040 868 0680
tietosuojavastaava(at)seamk.fi

3. Rekisterin nimi

Korkeakoulukuraattorin asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Rekisterin käyttötarkoitus liittyy korkeakoulukuraattoritoiminnan toteutukseen Seinäjoen ammattikorkeakoulussa Kuraattoripalveluista tukea opintoihin -hankkeen (KUTO) toteutusajalla (7.3.2022-30.6.2023).

Rekisterin tarkoitus on asiakirjojen laatiminen ja pitäminen asiakassuhteen hoitoa varten sekä tilastollinen käyttö Seinäjoen ammattikorkeakoulun omaa seurantaa ja KUTO-hankkeen raportointia varten.

5. Rekisterin pitämisen peruste

Henkilötietojen käyttö perustuu henkilön omaan suostumukseen ja ammattikorkeakoulua koskevaan lainsäädäntöön.

Rekisterin henkilötietojen käsittelyssä huolehditaan hyvän hallinnon periaatteista sekä tietosuojasta ja tietoturvasta hallintolain ja tietosuojasäännösten mukaisesti.

Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan Seinäjoen ammattikorkeakoulun arkistonmuodostussuunnitelmaa/tiedonohjaussuunnitelmaa sekä arkistolaitoksen kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä. Tietoja säilytetään enintään puoli vuotta (6 kuukautta) hankkeen päätymisen jälkeen, kunnes selvitys hankkeen toteutuksesta on raportoitu.

5a. Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä on seuraavia tietoja:

  • työntekijän nimi
  • asiakkaan henkilötiedot
    • nimet ja syntymäaika
    • yhteystiedot: puhelinnumero
  • opiskeluoikeustiedot
    • tutkinto-ohjelma/koulutuksen nimi
    • tieto mahdollisista opintojen erityisjärjestelyistä
  • yhteistyötahot (opiskelijan kertomuksen mukaan esimerkiksi mielenterveyspalvelut, opiskeluterveydenhuolto sekä muut toimijat)
  • asiakaskertomus
    • yhteydenottaja
    • asiakkaaksi tulon syy
    • tapaamisen sisältö pääpiirteittäin
    • tapaamiset, neuvottelut, konsultaatiot, läsnä olleet
    • suunnitelmat, toimenpidesuositukset
    • yhteenvedot, lausunnot, lähetteet, tutkimustulokset
    • arviointi
  • asiakirjaliikenne (vain mikäli asiakirjoja luovutetaan asiakkaan omasta pyynnöstä):
    • merkinnän tehneen työntekijän nimi, päivämäärä, asiakkaan suostumus, asiakirjan nimi, kohde, luovutuksen peruste (asiayhteys/asiakkaan pyyntö/lakiin perustuva), saadut asiakirjat: saapumisajankohta, lähde

5b. Rekisteriä käyttävät tietojärjestelmät

Ei ole.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

  • Asiakas (opiskelija)
  • Yhteistyökumppani/toinen toimintayksikkö (esim. opintopsykologi, YTHS) vain asiakkaan luvalla

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Rekisterin henkilötiedot ovat salassa pidettäviä.

Rekisteristä ei tehdä säännönmukaisia henkilötietojen luovutuksia. Oikeus luovuttaa tietoja perustuu pääasiassa asiakkaan suostumukseen. Salassa pidettäviä tietoja voi luovuttaa vain rekisteröidyn asiakkaan nimenomaisella suostumuksella tai jos tiedon antamisesta tai oikeudesta tiedon saamiseen on laissa erikseen nimenomaisesti säädetty (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 7 luku).

Rekisteristä voidaan tuottaa tilastotietoa ilman henkilöiden tunnistetietoja Seinäjoen ammattikorkeakoulun ja Kuraattoripalveluista tukea opintoihin -hankkeen käyttöön.

Henkilötietoja ei luovuteta suoramarkkinointiin.

8. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Jokainen työntekijä voi käsitellä vain niitä henkilötietoja, joita hän tarvitsee työtehtävissään. Tietojen käsittelyä sääntelee tietosuoja-asetus (mm. tietojen käyttötarkoitussidonnaisuus, tarpeellisuusvaatimus, täsmällisyysvaatimus). Tietoja käsitteleviä työntekijöitä koskee salassapito- ja vaitiolovelvollisuus, mikä jatkuu työntekijän palvelussuhteen päätyttyä.

Asiakasasiakirjatietoja ei yhdistetä muihin henkilörekistereihin.

A. Manuaalinen aineisto

Manuaalisia asiakirjoja säilytetään lukituissa työpisteissä ja lukituissa kaapeissa.

B. ATK:lla käsiteltävät tiedot

Rekisterin sähköisesti tallennetut tiedot säilytetään asianmukaisesti suojattuna ulkopuolisilta kryptatussa kansiossa palomuurein ja muin teknisin suojakeinoin. Rekisterin tiedot taltioidaan tietojärjestelmään, jonne käyttäjien tulee kirjautua omalla tunnuksella ja salasanalla.

Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus.