Opintopsykologin asiakasrekisterin tietosuojaseloste
EU:n yleinen tietosuoja-asetus 13 ja 14 artiklat
Tietosuojalaki (1050/2018)
Yhdistetty rekisteröidyn informointiasiakirja (EU tietosuoja-asetuksen 2016/679) artikla 13 ja 14.
1. Rekisterinpitäjä
Seinäjoen Ammattikorkeakoulu Oy
Kampusranta 11, Frami F
60320 Seinäjoki
020 124 3000
seamk(at)seamk.fi
2. Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö
Johanna Säilä-Jokinen, Hallintojohtaja
040 570 8723
johanna.saila-jokinen(at)seamk.fi
2a. Rekisterin vastuuhenkilö
Anne-Mari Maunumaa, Opintopsykologi
+358 40 8300 370
anne-mari.maunumaa(at)seamk.fi
2b. Yhteyshenkilöt rekisteriin liittyvissä asioissa
Anne-Mari Maunumaa, Opintopsykologi
+358 40 8300 370
anne-mari.maunumaa(at)seamk.fi
2c. Tietosuojavastaavan yhteystiedot
Jarmo Jaskari, Tietosuojavastaava
040 868 0680
tietosuojavastaava(at)seamk.fi
3. Rekisterin nimi
Seinäjoen ammattikorkeakoulu Oy:n opintopsykologin asiakasrekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus
Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten Seinäjoen ammattikorkeakoulun opintopsykologipalvelussa käsitellään yksilöohjausasiakkaiden henkilötietoja. Seinäjoen ammattikorkeakoulun opintopsykologipalvelusta vastaava työntekijä on laillistettu terveydenhuollon ammattihenkilö, jota sitoo psykologityössä muun muassa laki terveydenhuollon ammattihenkilöistä, laki potilaan asemasta ja oikeuksista ja Sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjoista.
Pääasialliset säädökset:
• EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679
• Tietosuojalaki (1050/2018)
• Turvallisuuslaki (738/2002)
• Ammattikorkeakoululaki (932/2014)
• Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 13§ (785/1992)
• Terveydenhuoltolaki (1326/2010)
• Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (159/2007)
• Laki terveydenhuollon ammattihenkilöstöstä (559/1994)
• Sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjoista 30.3.2009/289
5. Rekisterin pitämisen peruste
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusta:
EU:n yleinen tietosuoja-asetus 6 artiklan 1. a) kohdan mukaisesti rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn.
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1. kohdan c) kohdan mukaisesti rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
5a. Rekisterin tietosisältö
Seinäjoen ammattikorkeakoulu Oy:n opintopsykologin asiakasrekisteriin tallennettuja henkilötietoja käsitellään ja kerätään opintopsykologipalvelun toteuttamiseksi ja opintopsykologien asiakassuhteiden hoitamiseksi.
Asiakasrekisteriin kerätään asiakkaista seuraavia tietoja:
Perustiedot:
- Etunimi
- Sukunimi
- Syntymäaika
- Henkilötunnus
- Kotikunta
- Osoite
- Tutkinto-ohjelma ja aloitusvuosi
- Päivämäärä
- Käyntisyy
- Käyntimäärä ja kuvaus käynnistä tai käsitellyistä asioista
Ajanvarausjärjestelmään lisäksi:
- Sähköpostiosoite
- Puhelinnumero
Opintopsykologitoiminnassa saatetaan käsitellä myös mahdollisia tutkimustuloksia ja arviointilomakkeita.
5b. Rekisteriä käyttävät tietojärjestelmät
Henkilötietojen käsittelyssä käytetään korkeakoulun omia tietoturvallisia tietojärjestelmiä ja Microsoftin tarjoamia ohjelmistoja/Bookings. Mahdollisissa etätapaamisissa käytetään Microsoft Teamsia.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tarvittavat tiedot kerätään henkilöltä itseltään. Opintopsykologin on mahdollisuus saada väliaikainen lupa opiskelijatietojärjestelmään, mikäli on tarvetta tarkistaa asiakkaan henkilötietoja.
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Pääsy korkeakoulun järjestelmissä säilytettäviin henkilötietoihin on korkeakoulun opintopsykologilla. Pääsääntöisesti opintopsykologin työssä käsiteltäviä henkilötietoja ei luovuteta.
8. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
A. Manuaalinen aineisto
Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa huoneessa ja lukollisissa kaapeissa.
B. Sähköisesti käsiteltävät tiedot
Sähköisesti käsiteltävät tiedot ovat henkilökohtaisten tunnusten takana, suojatulla ja kryptatulla levyasemalla.