Opintopsykologin asiakasrekisterin tietosuojaseloste

EU:n yleinen tietosuoja-asetus 13 ja 14 artiklat

Tietosuojalaki (1050/2018)

Yhdistetty rekisteröidyn informointiasiakirja (EU tietosuoja-asetuksen 2016/679) artikla 13 ja 14.

 

1. Rekisterinpitäjä

Seinäjoen Ammattikorkeakoulu Oy
Kampusranta 11, Frami F
60320 Seinäjoki
020 124 3000
seamk(at)seamk.fi

2. Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö

Johanna Säilä-Jokinen, Hallintojohtaja
040 570 8723
johanna.saila-jokinen(at)seamk.fi

2a. Rekisterin vastuuhenkilö

Anne-Mari Maunumaa, Opintopsykologi
+358 40 8300 370
anne-mari.maunumaa(at)seamk.fi

2b. Yhteyshenkilöt rekisteriin liittyvissä asioissa

Anne-Mari Maunumaa, Opintopsykologi
+358 40 8300 370
anne-mari.maunumaa(at)seamk.fi

2c. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Jarmo Jaskari, Tietosuojavastaava
040 868 0680
tietosuojavastaava(at)seamk.fi

3. Rekisterin nimi

Seinäjoen ammattikorkeakoulu Oy:n opintopsykologin asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten Seinäjoen ammattikorkeakoulun opintopsykologipalvelussa käsitellään yksilöohjausasiakkaiden henkilötietoja. Seinäjoen ammattikorkeakoulun opintopsykologipalvelusta vastaava työntekijä on laillistettu terveydenhuollon ammattihenkilö, jota sitoo psykologityössä muun muassa laki terveydenhuollon ammattihenkilöistä, laki potilaan asemasta ja oikeuksista ja Sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjoista.

Pääasialliset säädökset:

• EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679
• Tietosuojalaki (1050/2018)
• Turvallisuuslaki (738/2002)
• Ammattikorkeakoululaki (932/2014)
• Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 13§ (785/1992)
• Terveydenhuoltolaki (1326/2010)
• Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (159/2007)
• Laki terveydenhuollon ammattihenkilöstöstä (559/1994)
• Sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjoista 30.3.2009/289

5. Rekisterin pitämisen peruste

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusta:

EU:n yleinen tietosuoja-asetus 6 artiklan 1. a) kohdan mukaisesti rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn.

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1. kohdan c) kohdan mukaisesti rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

5a. Rekisterin tietosisältö

Seinäjoen ammattikorkeakoulu Oy:n opintopsykologin asiakasrekisteriin tallennettuja henkilötietoja käsitellään ja kerätään opintopsykologipalvelun toteuttamiseksi ja opintopsykologien asiakassuhteiden hoitamiseksi.

Asiakasrekisteriin kerätään asiakkaista seuraavia tietoja:

Perustiedot:

  • Etunimi
  • Sukunimi
  • Syntymäaika
  • Henkilötunnus
  • Kotikunta
  • Osoite
  • Tutkinto-ohjelma ja aloitusvuosi
  • Päivämäärä
  • Käyntisyy
  • Käyntimäärä ja kuvaus käynnistä tai käsitellyistä asioista

Ajanvarausjärjestelmään lisäksi:

  • Sähköpostiosoite
  • Puhelinnumero

Opintopsykologitoiminnassa saatetaan käsitellä myös mahdollisia tutkimustuloksia ja arviointilomakkeita.

Tietojen säilytysaika on 7 vuotta ensimmäisestä kirjauksesta.

5b. Rekisteriä käyttävät tietojärjestelmät

Henkilötietojen käsittelyssä käytetään korkeakoulun omia tietoturvallisia tietojärjestelmiä ja Microsoftin tarjoamia ohjelmistoja/Bookings. Mahdollisissa etätapaamisissa käytetään Microsoft Teamsia.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tarvittavat tiedot kerätään henkilöltä itseltään. Opintopsykologin on mahdollisuus saada väliaikainen lupa opiskelijatietojärjestelmään, mikäli on tarvetta tarkistaa asiakkaan henkilötietoja.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Pääsy korkeakoulun järjestelmissä säilytettäviin henkilötietoihin on korkeakoulun opintopsykologilla. Pääsääntöisesti opintopsykologin työssä käsiteltäviä henkilötietoja ei luovuteta.

8. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

A. Manuaalinen aineisto

Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa huoneessa ja lukollisissa kaapeissa.

B. Sähköisesti käsiteltävät tiedot

Sähköisesti käsiteltävät tiedot ovat henkilökohtaisten tunnusten takana, suojatulla ja kryptatulla levyasemalla.