Sähköisen allekirjoituspalvelun (SeAMK Sign) tietosuojaseloste

EU:n yleinen tietosuoja-asetus 13 ja 14 artiklat

Tietosuojalaki (1050/2018)

Yhdistetty rekisteröidyn informointiasiakirja (EU tietosuoja-asetuksen 2016/679) artikla 13 ja 14.

1. Rekisterinpitäjä

Seinäjoen Ammattikorkeakoulu Oy
Kampusranta 11, Frami F
60320 Seinäjoki
020 124 3000
seamk(at)seamk.fi

2. Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö

Asmo Myllyaho, Kiinteistö- ja tietohallintopäällikkö
040 830 4262
asmo.myllyaho(at)seamk.fi

2a. Rekisterin vastuuhenkilö

Teemu Virtanen, IT-tukihenkilö, tietohallinto
040 830 0380
teemu.virtanen(at)seamk.fi

2b. Yhteyshenkilöt rekisteriin liittyvissä asioissa

Teemu Virtanen, IT-tukihenkilö, tietohallinto
040 830 0380
teemu.virtanen(at)seamk.fi

2c. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Jarmo Jaskari, Tietosuojavastaava
040 868 0680
tietosuojavastaava(at)seamk.fi

3. Rekisterin nimi

Seinäjoen ammattikorkeakoulu Oy:n sähköinen allekirjoituspalvelu (SeAMK Sign)

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Asianhallinta. Palvelun avulla voidaan sähköisesti allekirjoittaa asiakirjoja sekä lähettää niitä muille katselmoitavaksi ja allekirjoitettavaksi.

5. Rekisterin pitämisen peruste

Rekisterin tietojen käsittelyperusteena on lakisääteinen velvoite sekä tärkeä yleinen etu lainsäädännön nojalla (artikla 9 kohta 2 g) ja rekisterinpitäjän tai kolmannen oikeutettu etu.

5a. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennetaan vain ne asian kannalta oleelliset henkilötiedot, joiden tallentaminen on asian käsittelyn kannalta tarpeellista.

• Nimi
• Puhelinnumero
• Sähköpostiosoite SeAMK/muu
• Organisaatio
• Toiminimike

5b. Rekisteriä käyttävät tietojärjestelmät

• SeAMK Sign, sähköinen allekirjoituspalvelu.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

SeAMKin henkilöstön tiedot AD-järjestelmästä. Ulkopuolisten tiedot saadaan heiltä itseltään.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Sarake Oy on henkilötietojen käsittelijä, joka ylläpitää palvelua ja jolle tietoja luovutetaan. Henkilötiedot siirretään AD-synkronoinnin avulla tai käsin kirjaamalla.

8. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.
Henkilötietojen käsittely on ulkoistettu toimeksiantosopimuksella. Toimittaja käsittelee järjestelmän henkilötietoja vain silloin kun sille on peruste, esim. ylläpitotehtävä tai virheen selvittäminen. Tällöinkin henkilötietoja käsitellään vain siinä laajuudessa kuin on tarpeen. Toimittaja käsittelee henkilötietoja vain EU:n alueelta.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

A. Manuaalinen aineisto

Järjestelmän tietoja ei tallenneta eikä säilytetä paperitulosteina.

B. ATK:lla käsiteltävät tiedot

SeAMK Sign on Sarake Oy:n tarjoama Private/Hybrid Cloud-muotoinen SaaS-palvelu, jossa palvelukokonaisuutta hallinnoi ja siitä vastaa palveluntarjoaja. Sovellus toimitetaan asiakkaiden käytettäväksi Internetin välityksellä. Asiakas käyttää palvelua web-selainkäyttöliittymän, mobiilisovellusten ja webservice-rajapinnan avulla. Lähtökohtaisesti palvelu on rajattu ainoastaan asiakkaan toimintaympäristöön eikä siihen ole pääsyä julkisesta Internet-verkosta.

Henkilötietoja saavat käsitellä SeAMKissa vain ne, joiden tehtäviin se kuuluu. Toimittaja käsittelee järjestelmän henkilötietoja vain silloin, kun sille on peruste, esim. ylläpitotehtävä tai virheen selvittäminen. Henkilötietoja käsitellään vain siinä laajuudessa kuin on tarpeen.