Avainhallinnan tietosuojaseloste

EU:n yleinen tietosuoja-asetus 13 ja 14 artiklat

Tietosuojalaki (1050/2018)

Yhdistetty rekisteröidyn informointiasiakirja (EU tietosuoja-asetuksen 2016/679) artikla 13 ja 14.

1. Rekisterinpitäjä

Seinäjoen Ammattikorkeakoulu Oy
Kampusranta 11, Frami F
60320 Seinäjoki
020 124 3000
seamk(at)seamk.fi

2. Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö

Asmo Myllyaho, Kiinteistö- ja tietohallintopäällikkö
040 830 4262
asmo.myllyaho(at)seamk.fi

2a. Rekisterin vastuuhenkilö

Securitas Oy, Seinäjoki

2b. Yhteyshenkilöt rekisteriin liittyvissä asioissa

Juha Vähälä, Securitas
040 183 6156
juha.vahala@securitas.fi

Juhani Jaaksi, Securitas
050 351 8557
juhani.jaaksii(at)securitas.fi

2c. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Jarmo Jaskari, Tietosuojavastaava
040 868 0680
tietosuojavastaava(at)seamk.fi

3. Rekisterin nimi

Seinäjoen Ammattikorkeakoulu Oy:n Abloy avainten valvontarekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Abloy avainten valvontarekisterillä hallinnoidaan kiinteistöjen Frami F ja Kampustalo Abloy Protec- avaimia. Avaintenhallinnan avulla voidaan ylläpitää avainten jakamiset ja palautukset, sekä kirjata ylös tarvittavat tiedot avainten käyttäjistä ja -käyttötarkoituksesta.

Avaintenhallinnan avulla on tarkoitus ylläpitää ajankohtaiset tiedot avainten sen hetkisistä haltijoista esimerkiksi avaimen hukkumisen varalta. Tällaisessa tapauksessa on helppo tarkastaa avainten valvontarekisteristä, että kenellä avain on viimeiseksi ollut ja tämän pohjalta lähteä selvittämään mm. avainten katoamisen aiheuttamaa turvallisuusriskiä.

5. Rekisterin pitämisen peruste

Seinäjoen Ammattikorkeakoulu Oy:n tietojen ja omaisuuden suojaaminen

5a. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri muodostuu seuraavien Seinäjoen Ammattikorkeakoulu Oy:n tilojen avainhallinnasta:

• Frami F / Kampusranta 11
• Kampusranta / Kalevankatu 35

Rekisteriin kirjataan tiedoksi:

• avainten haltijoiden tiedot (etu- ja sukunimi)
• avainten haltijan kuittaus
• hallinnoitavien avainten tiedot (jokaiselle avainnimikkeelle oma erillinen sivu)
• avainten luovutus- ja palautuspäivämäärä
• avainten palautuskuittaus.

5b. Rekisteriä käyttävät tietojärjestelmät

Ei ole

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Vahtimestari hallinnoi avainten valvontarekisteriä ja tiedot rekisteriin saadaan avainten haltijoilta ja heidän esimiehiltään (tai muulta vastaavalta taholta). Avaimet luovutetaan, kun voidaan varmistua henkilön oikeudesta pitää hallussa ja käyttää tässä tietosuojaselosteessa tarkoitettuja Seinäjoen Ammattikorkeakoulu Oy:n avaimia.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Ei ole

8. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötietoja käsitteleviä henkilöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.

A. Manuaalinen aineisto

Paperinen aineisto, eli avainten valvontarekisteriin liittyvät lomakkeet säilytetään kahden lukon takana, lukollisessa huoneessa ja lukollisessa kaapissa. Avain kuitataan palautetuksi välittömästi sen palautuessa.

B. ATK:lla käsiteltävät tiedot

Avaintenhallintaan liittyviä tiedostoja säilytetään lukitussa tilassa, salasanoin lukitussa laitteessa. Tiedostoihin on pääsy vain erikseen määrätyillä henkilöillä. Tiedot poistetaan heti avaimen haltijan palautettua avaimen.