E-lomakkeen tietosuojaseloste | SeAMK

E-lomakkeen tietosuojaseloste

EU:n yleinen tietosuoja-asetus 13 ja 14 artiklat

Tietosuojalaki (1050/2018)

Yhdistetty rekisteröidyn informointiasiakirja (EU tietosuoja-asetuksen 2016/679) artikla 13 ja 14.

 

1. Rekisterinpitäjä

Seinäjoen Ammattikorkeakoulu Oy
Kampusranta 11, Frami F
60320 Seinäjoki
020 124 3000
seamk(at)seamk.fi

2. Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö

Asmo Myllyaho, Kiinteistö- ja tietohallintopäällikkö
040 830 4262
asmo.myllyaho(at)seamk.fi

2a. Rekisterin vastuuhenkilö

Markus Tavasti, IT-tukihenkilö
040 680 7082
markus.tavasti(at)seamk.fi

2b. Yhteyshenkilöt rekisteriin liittyvissä asioissa

Markus Tavasti, IT-tukihenkilö
040 680 7082
markus.tavasti(at)seamk.fi

Anna Lepistö, Suunnittelija
040 830 2288
anna.lepisto(at)seamk.fi

2c. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Jarmo Jaskari, Tietosuojavastaava
040 868 0680
jarmo.jaskari(at)seamk.fi

3. Rekisterin nimi

E-lomakejärjestelmän käyttäjärekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Järjestelmään kirjautuneilla käyttäjillä on oikeus luoda, muokata ja hallinnoida sähköisiä lomakkeita. Henkilötietojen käyttötarkoitus riippuu lomakkeesta (kts. lomakekohtainen rekisteriseloste). Tietoja voidaan käsitellä e-lomakejärjestelmässä tai tuoda esim. tilastointiohjelmiin.

5. Rekisterin pitämisen peruste

  • Hallintolaki (L434/2003)
  • Hallintolainkäyttölaki (L1996 ja L1999)
  • Julkisuuslaki (L621/1999)
  • Julkisuusasetus (A1030/1999)
  • Laki yksityisyyden suojasta (L477/2001)
  • TAMKin  tutkintosääntö
  • Verkkomaksamisessa ja laskutuslomakkeissa henkilön tunnistamisessa käytetään henkilötunnusta/y-tunnusta
  • Yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679 ja sitä täydentävät kansalliset säädökset, laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999
  • EU GDPR 2016/679

5a. Rekisterin tietosisältö

  • Erilaisista henkilökunnan tiedoista, joista osa suoraan LDAPista, osa henkilökunnan itsensä antamia.
  • LDAPista saatavia tietoja: alkupäivä, esimies, etunimi(et), hallinnollinen ryhmä, ikä, katuosoite, läsnä- ja poissaolokaudet, kokonimi, koulutusohjelma, loppupäivä, luokka, matkapuhelin, nimike, opiskelijanumero, postinumero, postitoimipaikka, puhelin, saapumisryhmä, sähköposti, sukunimi, sukupuoli, suuntautumisvaihtoehto, vastuualue, koulutustyyppi
  • Verkkomaksamisessa henkilön tunnistamisessa käytetään henkilötunnusta

 

5b. Rekisteriä käyttävät tietojärjestelmät

 

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Käyttäjän tunnistus tapahtuu LDAP-kirjautumisen kautta tai vahvaa tunnistamista käyttävissä lomakkeissa Suomi.fi-tunnistamisen kautta. LDAP-kirjautumisen kautta voidaan välittää käyttäjätunnus, etunimi, sukunimi ja SeAMKin sähköpostiosoite. Suomi.fi-tunnistamisen kautta välitettävät tiedot riippuvat käytetystä lomakkeesta (kts. lomakekohtainen rekisteriseloste). Tietolähde myös henkilöreksiteri ja henkilöt itse.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietojen luovutus: esimiehille, henkilöstöpalveluille, taloustoimistolle, opintotoimistolle ym. lomakkeissa mainituille tahoille.

8. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin asiakastietoja ei luovuteta Seinäjoen Ammattikorkeakoulun ulkopuolelle, mikäli lomakekohtaisissa tiedoissa ei ole muuta mainittu.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

A. Manuaalinen aineisto

Lomakkeista saatavat tulosteet säilytetään ja myöhemmin hävitetään lomakkeen omistajan toimesta tarvittavaa turvallisuutta noudattaen (henkilötietoja sisältävät lomakkeet tietosuoja-astiin jne.)

B. ATK:lla käsiteltävät tiedot

Palvelinlaitteiden ylläpito on SeAMKin tietohallinnolla ja laitteet on keskitetty lukittuun tilaan, johon vain ylläpitäjillä on pääsy.
eLomakkeiden ylläpito- ja raportinlukuoikeudet on annettu rajatulle määrälle henkilökuntaa, tarpeen mukaan. Raportteja tietokannasta annetaan ainoastaan pyynnöstä lomakkeen omistavalle taholle.

Sähköisessä muodossa olevaan aineistoon pääsy on rajattu käyttäjätunnuksia ja salasanoja käyttäen.

Rekisterin käyttöoikeudet määrittelee lomakkeen omistaja. Tietoihin on pääsy myös ohjelman pääkäyttäjillä. Käyttöoikeudet on määritelty ja niitä ylläpidetään Seinäjoen Ammattikorkeakoulun e-lomakepalvelussa https://lomake.seamk.fi/