JUSTUS-julkaisutietojen tallennuspalvelun tietosuojaseloste

EU:n yleinen tietosuoja-asetus 13 ja 14 artiklat

Tietosuojalaki (1050/2018)

Yhdistetty rekisteröidyn informointiasiakirja (EU tietosuoja-asetuksen 2016/679) artikla 13 ja 14.

1. Rekisterin nimi

JUSTUS – julkaisutietojen tallennuspalvelu

2. Rekisterinpitäjä

Seinäjoen Ammattikorkeakoulu Oy
Kampusranta 11, Frami F
60320 Seinäjoki
020 124 3000
seamk(at)seamk.fi

3. Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö ja yhteyshenkilö rekisteriin liittyvissä asioissa

Jaana Latvanen, Kirjasto- ja tietopalvelupäällikkö
040 830 4203
jaana.latvanen(at)seamk.fi

Minna Karvonen, Tietopalvelusihteeri
040 830 0413
minna.karvonen(at)seamk.fi

3a. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Jarmo Jaskari, Tietosuojavastaava
040 868 0680
tietosuojavastaava(at)seamk.fi

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin pitämisen peruste

JUSTUS – julkaisutietojen tallennuspalveluun tallennetaan Seinäjoen ammattikorkeakoulun (SeAMK) henkilökunnan julkaisutietoja. Tiedot ovat osa Opetus- ja kulttuuriministeriön (OKM) velvoittamaa tiedonkeruuta. OKM käyttää julkaisutiedonkeruun tietoja mm. korkeakoulujen ohjauksessa (rahoitusmalli, tunnuslukutavoitteet, OKM:n palaute), OKM:n raportoinnissa ulospäin ja horisontaalisessa yhteistyössä muiden hallinnonalojen kanssa sekä suomalaisen korkeakoululaitoksen tilan kuvaamisessa.

Palveluun tallennetut tiedot siirtyvät automaattisesti VIRTA-julkaisutietopalveluun, joka on Opetus- ja kulttuuriministeriön (OKM) omistama palvelu. Palvelun teknisestä toteutuksesta ja kehityksestä vastaa CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy. VIRTA-julkaisutietopalvelu kokoaa yhteen julkaisujen tiedot kaikista suomalaisista yliopistoista, ammattikorkeakouluista, tutkimuslaitoksista ja yliopistollisista sairaaloista ja tarjoaa yhteismitallista ja ajantasaista vertailutietoa niiden julkaisutoiminnasta. VIRTA-julkaisutietopalveluun siirtyneet tiedot näkyvät CSC:n ylläpitämässä Tiedejatutkimus.fi -palvelussa sekä Kansalliskirjaston ylläpitämässä Juuli-julkaisutietoportaalissa.

Seinäjoen ammattikorkeakoulu toimii tallennetun julkaisutiedon rekisterinpitäjinä omien tietojensa osalta ja vastaa JUSTUS-julkaisutietopalveluun tallentamiensa tietojen sisällöstä. Tallennettaessa valtakunnalliseen VIRTA-julkaisutietopalveluun kyseessä ei ole tietojen luovutuksesta, vaan tiedot säilyvät osana tutkimusorganisaatioiden rekisteriä ja rekisterinpitovastuuta. Tutkimusorganisaatiot rekisterinpitäjinä päättävät tietojen hyödyntämisestä ja luovuttamisesta VIRTA-julkaisutietopalvelusta eteenpäin.

Julkaisutiedonkeruussa tallennettuja tietoja käytetään SeAMKin sisäisessä tilastoinnissa.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää tiedot ammattikorkeakoulun henkilöstön tuottamista julkaisuista.

Rekisteriin tallennetaan:

• julkaisun tekijän (tekijöiden) nimi
• julkaisun tekijän (tekijöiden) organisaatiokohtainen tunniste sekä sähköpostiosoite (eivät siirry järjestelmästä eteenpäin)
• julkaisun tekijän (tekijöiden) organisaatio ja organisaation alayksikkö
• julkaisun tekijän (tekijöiden) ORCID-tunniste (jos olemassa)
• julkaisun metatiedot: nimi, julkaisija, ISBN-numero, julkaisun pysyväverkko-osoite jne.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilöltä itseltään JUSTUS- julkaisutietojen tallennuspalvelun lomakkeella, sähköpostilla tai E-lomake–palvelun lomakkeella.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Säännönmukaiset luovutukset

• OKM:n vuosittainen julkaisutiedonkeruu korkeakouluilta ja muilta tutkimusorganisaatioilta toteutetaan VIRTA-julkaisutietopalvelun kautta. Tilastotiedot VIRTA-julkaisutietopalveluun tallennetuista julkaisuista julkaistaan vuosittain Opetushallinnon tilastopalvelu Vipusessa. Julkaisutiedot löytyvät myös Juulista sekä Tiedejatutkimus.fi-palvelusta. Rinnakkaistallennetut julkaisut ovat selattavissa myös Theseuksessa ja sitä kautta SeAMK-Finnassa.

Rekisterinpitäjän päätöksellä

Hallintojohtajan päätöksillä (15.03.2017) lupa käyttää VIRTA-julkaisutietoja:

• Turun yliopiston Koulutussosiologian tutkimusprojektissa (4/2017) sekä
• Suomen Akatemiassa tutkimusrahoituksen haku- ja raportointiprosessissa sekä Akatemian tietojärjestelmän yhdistämisestä korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon VIRTA-julkaisutietopalveluun (3/2017).

8. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Ei tietojen siirtoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, mutta Tiedejatutkimus.fi-palvelun, Juuli-julkaisutietoportaalin ja osittain myös Theseuksen ja SeAMK-Finnan kautta julkaisutiedot ovat avoimesti saatavilla.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

A. Manuaalinen aineisto

Ei sisällä manuaalisesti kerättävää aineistoa.

B. ATK:lla käsiteltävät tiedot

Seinäjoen Ammattikorkeakoulu Oy huolehtii rekisterinpitäjänä tietosuojan toteutumisesta käyttäessään JUSTUS-julkaisutietojen tallennuspalvelua. Ammattikorkeakoulu noudattaa henkilötietoja käsitellessään lainsäädännön edellyttämää hyvää henkilötietojen käsittelytapaa ja tietojen suojaamista koskevia säännöksiä.

CSC vastaa JUSTUS-julkaisutietojen tallennuspalvelusta ja VIRTA-julkaisutietopalvelusta ja ylläpitää niitä. CSC huolehtii tiedonluovutusten toteutuksesta ja niiden asianmukaisuudesta sekä tietovarannon ylläpidosta, suojaamisesta ja tietoturvallisuudesta. CSC on velvollinen huolehtimaan järjestelmien asianmukaisuudesta, ylläpidosta, suojaamisesta, tietoturvallisuudesta ja tietojen säilyttämisestä.