Kulunhallinnan tietosuojaseloste

EU:n yleinen tietosuoja-asetus 13 ja 14 artiklat

Tietosuojalaki (1050/2018)

Yhdistetty rekisteröidyn informointiasiakirja (EU tietosuoja-asetuksen 2016/679) artikla 13 ja 14.

1. Rekisterinpitäjä

Seinäjoen Ammattikorkeakoulu Oy
Kampusranta 11, Frami F
60320 Seinäjoki
020 124 3000
seamk(at)seamk.fi

2. Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö

Asmo Myllyaho, Kiinteistö- ja tietohallintopäällikkö
040 830 4262
asmo.myllyaho(at)seamk.fi

2a. Rekisterin vastuuhenkilö

Securitas Oy, Seinäjoki

2b. Yhteyshenkilöt rekisteriin liittyvissä asioissa

Juha Vähälä, Securitas
040 183 6156
juha.vahala@securitas.fi

Juhani Jaaksi, Securitas
050 351 8557
juhani.jaaksii(at)securitas.fi

2c. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Jarmo Jaskari, Tietosuojavastaava
040 868 0680
tietosuojavastaava(at)seamk.fi

3. Rekisterin nimi

Hedsam- kulunvalvontajärjestelmä

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Kulkutunnisteiden ja kulkuoikeuksien hallinnointi, tarvittaessa kiinteistöjen ovien hallinnointi ja tarkastelu. Kulkuoikeuksien tarkastelu ja niiden päivittäminen, sekä tarvittaessa kulunvalvontaan tallentuneiden tapahtumien tarkastelu mm. rikosta epäiltäessä.

Ohjelman avulla voidaan ylläpitää kulkuavainten jakamiset ja palautukset, tulostaa kaikki tarvittavat raportit lukituksista ja kulkutunnisteiden käyttäjistä.

Ohjelman avulla on helppo tarkistaa henkilöiden kulkuoikeudet eri tiloissa, jos esimerkiksi avainten katoamisen yhteydessä halutaan selvittää nopeasti katoamisen aiheuttama turvallisuusriski.

Kulunvalvonnan avulla on helppo poistaa tietyiltä henkilöiltä kulkuoikeudet kaikkiin tässä tietosuojaselosteessa tarkoitettuihin Seinäjoen Ammattikorkeakoulun tiloihin välittömästi mm. ylempänä mainitussa tilanteessa.

Kulunvalvonnan avulla voidaan myös hallinnoida suurempienkin ryhmien kulkuoikeuksia yhdellä kertaa tarvittaessa.

5. Rekisterin pitämisen peruste

Seinäjoen Ammattikorkeakoulu Oy:n tietojen ja omaisuuden suojaaminen, sekä kulunvalvonnan hallinnointi.

5a. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri muodostuu Seinäjoen Ammattikorkeakoulun Oy:n tiloista:

• Frami F / Kampusranta 11
• Frami E / Kampusranta 11
• Frami A / Kampusranta 9
• Kampusranta, Kampustalo / Kalevankatu 35

Rekisteri sisältää tiedot henkilöistä, joilla on kulkutunniste, sekä kulkuoikeus ylempänä mainituissa tiloissa.

Rekisteriin kirjataan henkilöistä tiedoksi:

• Etu- ja sukunimi
• Yritys, osasto ja ryhmä
• Kulkualueet, jonne henkilöllä kulkuoikeus
• Tarvittaessa muita lisätietoja

Rekisteriin muodostuu tietoja henkilöiden kulusta rakennuksissa, ovien lukituksista, sekä niiden käyttäjistä ja tiedot mm. siihen erikseen valtuutettujen henkilöiden tekemistä HHL- ohjausryhmien päälle- ja poiskytkennöistä.

5b. Rekisteriä käyttävät tietojärjestelmät

Ei ole

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Erikseen määrätyt ja luodut Hedsam- käyttäjät syöttävät normaalista poikkeavat ovien aikaohjelmat järjestelmään ammattikorkeakoulun henkilökunnalta -tai kiinteistö- ja tietohallintopäälliköltä saatujen tietojen perusteella.

Uusia kulkuoikeuksia lisättäessä henkilöiden käyttöoikeustiedot tulevat ammattikorkeakoulun henkilökunnalta tai muulta vastaavalta taholta. Kulkuoikeuksia eri tiloihin lisätään henkilöille vain tarpeellinen määrä ja näistä on olemassa yhteisesti sovitut periaatteet.

Ovien lukitus- ja käyttötapahtumatiedot siirtyvät suoraan lukijasta järjestelmään kulkuavainten käytön yhteydessä.

Käyttäjätiedot poistetaan järjestelmästä heti kulkutunnisteen haltijan palautettua kulunvalvontatunnisteensa.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja ei normaalisti luovuteta.

Henkilötietoja käytetään ainoastaan kulunvalvontaan. Epäsäännöllisesti tietoja, eli kulunvalvontaraportteja saatetaan luovuttaa esimerkiksi poliisille rikosten selvittämistä varten.

8. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötietoja käsitteleviä henkilöitä sitoo vaitiolovelvollisuus. Rekisteritiedot ovat salassa pidettäviä (mm. kulunvalvontaloki).

A. Manuaalinen aineisto

Paperinen aineisto eli kulkuavainten luovutuslomakkeet säilytetään kahden lukon takana: lukollisessa huoneessa, sekä lukollisessa kaapissa.

B. ATK:lla käsiteltävät tiedot

Avaintenhallintaan liittyviä tiedostoja säilytetään lukitussa tilassa, salasanoin lukitussa laitteessa. Tiedostoihin on pääsy vain erikseen määrätyillä henkilöillä. Tiedot poistetaan heti avaimen haltijan palautettua avaimen.