Microsoft 365 -pilvipalvelun tietosuojaseloste
EU:n yleinen tietosuoja-asetus 13 ja 14 artiklat
Tietosuojalaki (1050/2018)
Yhdistetty rekisteröidyn informointiasiakirja (EU tietosuoja-asetuksen 2016/679) artikla 13 ja 14.
1. Rekisterinpitäjä
Seinäjoen Ammattikorkeakoulu Oy
Kampusranta 11, Frami F
60320 Seinäjoki
020 124 3000
seamk(at)seamk.fi
2. Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö
Asmo Myllyaho, Kiinteistö- ja tietohallintopäällikkö
040 830 4262
asmo.myllyaho(at)seamk.fi
2a. Rekisterin vastuuhenkilö
Veli-Matti Mäkelä, Suunnittelija, tietohallinto
040 830 3990
veli-matti.makela(at)seamk.fi
2b. Yhteyshenkilöt rekisteriin liittyvissä asioissa
Veli-Matti Mäkelä, Suunnittelija, tietohallinto
040 830 3990
veli-matti.makela(at)seamk.fi
2c. Tietosuojavastaavan yhteystiedot
Jarmo Jaskari, Tietosuojavastaava
040 868 0680
tietosuojavastaava(at)seamk.fi
3. Rekisterin nimi
Seinäjoen ammattikorkeakoulu Oy:n Microsoft 365 -pilvipalvelu (Azure AD)
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus
Henkilötietoja käsitellään tietoverkon ja sen palveluiden tarjoamiseen perustuen palvelussuhteeseen ja / tai opinto-oikeuteen tai muuhun HetiL 8 §:n yleisiin edellytyksiin. Käyttäjähakemistoa ja sen tietoja käytetään pääsynhallinnassa Microsoft 365 -palveluihin ja -sovelluksiin kuten OneDrive, Outlook-sähköposti, Sharepoint-sivustot, Microsoft Teams, Skype for Business, Yammer, Planner jne.
5. Rekisterin pitämisen peruste
Oikeusperuste on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6artiklan1 ckohta (lakisääteisen velvoitteen noudattaminen)
Henkilötietoja käytetään:
- M365:nkäyttöoikeuksien hallintaan
- Käyttäjien välisen vuorovaikutuksen mahdollistamiseen omien ryhmien sisällä
- Sähköpostipalvelun käyttöön
- Tiedostopalveluiden käyttöön (SeAMK Intra, SharePoint, OneDrive, Teams)
5a. Rekisterin tietosisältö
- käyttäjätunnus
- rooli (työntekijä tai opiskelija)
- opiskelijan opiskelutyyppi
- organisaatiotiedot
- yksikkö
- kieli
- nimitiedot
- sähköpostiosoitteet
- SIP-osoite
- tunnuksen aktiivisuus
- kuvaus
- kirjautumistiedot
- käyttäjän kuva
- ryhmäjäsenyydet
- M365-lisenssitiedot
- Teams osallistujalista / raportti
Työntekijän osalta lisäksi:
- tehtäväkuva
- tehtäväryhmä
- titteli
- puhelinnumerotiedot
- työhuone/rakennus
5b. Rekisteriä käyttävät tietojärjestelmät
Microsoft 365:n palvelut ja sovellukset sekä mahdollisesti muut palvelut kirjautumiseen.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Käyttäjän allekirjoittama käyttölupahakemus ammattikorkeakoulun verkkoon.
Henkilökunta:
- HR-rekisteri, käyttäjähallintojärjestelmän kautta
Opiskelija:
- -Opiskelijarekisteri, käyttäjähallintojärjestelmän kautta.
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Microsoft 365 -pilvipalveluun luovutetaan Active Directoryn yleiset tiedot.
8. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Henkilötietoja siirretään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle (Microsoft online) käyttö- ja tukipalveluiden toteuttamiseksi. Siirtoperusteena on Microsoft Online-palvelujen sopimusehdot mukaan lukien komission hyväksymät mallisopimuslausekkeet (liitteessä 3), jotka ovat luettavissa Microsoftin käyttöehdoista internet-sivuilla: http://www.microsoftvolumelicensing.com/Downloader.aspx?documenttype=OST&lang=Finnish
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
A. Manuaalinen aineisto
Käyttäjähakemistosta ei ole manuaalista versiota mutta allekirjoitetut käyttölupahakemukset säilytetään turvallisessa tilassa.
B. ATK:lla käsiteltävät tiedot
Tiedot on suojattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Tietojen suojaamisessa noudatetaan ammattikorkeakoulun sisäisiä tietoturvamääräyksiä.