Pro Economica- ja Accuna-ohjelman tietosuojaseloste | SeAMK

Pro Economica- ja Accuna-ohjelman tietosuojaseloste

EU:n yleinen tietosuoja-asetus 13 ja 14 artiklat

Tietosuojalaki (1050/2018)

Yhdistetty rekisteröidyn informointiasiakirja (EU tietosuoja-asetuksen 2016/679) artikla 13 ja 14.

 

1. Rekisterinpitäjä

Seinäjoen Ammattikorkeakoulu Oy
Kampusranta 11, Frami F
60320 Seinäjoki
020 124 3000
seamk(at)seamk.fi

2. Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö

Asmo Myllyaho, Kiinteistö- ja tietohallintopäällikkö
040 830 4262
asmo.myllyaho(a)seamk.fi

2a. Rekisterin vastuuhenkilö

Pilvi Aarnio, Controller
040 680 7270
pilvi.aarnio(at)seamk.fi

2b. Yhteyshenkilöt rekisteriin liittyvissä asioissa

Kirsi Ollila, Pääkirjanpitäjä
040 680 7588
kirsi.ollila(at)seamk.fi

Kirsi Nivukoski, Kirjanpitäjä
040 830 0444
kirsi.nivukoski(at)seamk.fi

Heini Syrjälä, Taloussihteeri
040 680 7288
heini.syrjala(at)seamk.fi

2c. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Jarmo Jaskari, Tietosuojavastaava
040 868 0680
jarmo.jaskari(at)seamk.fi

3. Rekisterin nimi

Seinäjoen Ammattikorkeakoulun taloushallinnon rekisteri

  • Pro Economica kirjanpito-ohjelma, sis. osto- ja myyntireskontra sekä ostolaskujen sähköinen kierrätys
  • Accuna talouden raportointiohjelma

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Yhtiön kirjanpito ja talouden raportointi.

Reskontrien ylläpito: osto- ja myyntilaskujen kirjaus, seuranta ja saatavien perintä sekä raportointi. Konkurssisaatavien valvonta.

5. Rekisterin pitämisen peruste

Yhtiön lakisääteisten taloudenpitoon liittyvien velvoitteiden täyttäminen.

5a. Rekisterin tietosisältö

  • Asiakkaan nimi
  • Asiakasnumero
  • Osoitetiedot
  • Pankkitili
  • Y-tunnus/henkilötunnus
  • Laskun summa
  • Eräpäivä
  • Laskun tila: avoin/maksettu/perinnässä

5b. Rekisteriä käyttävät tietojärjestelmät

  • Pro Economica
  • Accuna

6. Säännönmukaiset tietolähteet

  • Ostolaskut
  • YTJ-yritys- ja yhteisötietojärjestelmä
  • Myyntilaskuilla asiakkaan ilmoittamat tiedot
  • Seinäjoen Ammattikorkeakoulun opiskelijoiden osalta Winhasta ja työntekijöiden osalta Pegasoksesta saatavat tiedot

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Ei säännönmukaista luovuttamista. Myyntireskontran tietoja luovutetaan Lindorffille ja ulosottoviranomaiselle perinnän hoitamiseksi.

8. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

A. Manuaalinen aineisto

Paperiset ostolaskut säilytetään taloustoimistossa valvotuissa tiloissa 1v, jonka jälkeen ne tuhotaan.

B. ATK:lla käsiteltävät tiedot

Pro Economica: käyttöoikeudet ovat Seinäjoen Ammattikorkeakoulu Oy:n taloushallintoa hoitavilla henkilöillä. Tietojärjestelmää käytetään Seinäjoen Ammattikorkeakoulun sisäisessä verkkoympäristössä. Käyttäjän on ensin kirjauduttava lähiverkkoon henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanalla, jonka jälkeen kirjaudutaan kirjanpito-ohjelmaan henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla.

Sähköinen laskujen kierto ostolaskujen käsittelyssä: käyttöoikeudet myös asiatarkastajilla ja hyväksyjillä. Salassa pidettäviä tietoja voi näkyä laskun kuvalla. Muuhun salassa pidettävään tietoon sähköisessä laskujen käsittelyssä ei ole pääsyä. Tietojärjestelmän käyttöoikeus poistetaan henkilön siirtyessä toisiin tehtäviin.

Accuna: käyttöoikeus myönnetään rajatusti Seinäjoen Ammattikorkeakoulu Oy:n työntekijöille tehtävänkuvan perusteella. Salassa pidettäviä tietoja voi näkyä laskun kuvalla, joihin porautumisoikeus rajataan erikseen käyttäjän vastuualueen mukaisesti. Muuhun salassa pidettävään tietoon talousraportointiohjelmalla ei ole pääsyä.