Pro Economica- ja Accuna-ohjelman tietosuojaseloste
EU:n yleinen tietosuoja-asetus 13 ja 14 artiklat
Tietosuojalaki (1050/2018)
Yhdistetty rekisteröidyn informointiasiakirja (EU tietosuoja-asetuksen 2016/679) artikla 13 ja 14.
1. Rekisterinpitäjä
Seinäjoen Ammattikorkeakoulu Oy
Kampusranta 11, Frami F
60320 Seinäjoki
020 124 3000
seamk(at)seamk.fi
2. Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö
Asmo Myllyaho, Kiinteistö- ja tietohallintopäällikkö
040 830 4262
asmo.myllyaho(a)seamk.fi
2a. Rekisterin vastuuhenkilö
Pilvi Aarnio, Controller
040 680 7270
pilvi.aarnio(at)seamk.fi
2b. Yhteyshenkilöt rekisteriin liittyvissä asioissa
Kirsi Ollila, Pääkirjanpitäjä
040 680 7588
kirsi.ollila(at)seamk.fi
Kirsi Nivukoski, Kirjanpitäjä
040 830 0444
kirsi.nivukoski(at)seamk.fi
Heini Syrjälä, Taloussihteeri
040 680 7288
heini.syrjala(at)seamk.fi
2c. Tietosuojavastaavan yhteystiedot
Jarmo Jaskari, Tietosuojavastaava
040 868 0680
tietosuojavastaava(at)seamk.fi
3. Rekisterin nimi
Seinäjoen Ammattikorkeakoulun taloushallinnon rekisteri
- Pro Economica kirjanpito-ohjelma, sis. osto- ja myyntireskontra sekä ostolaskujen sähköinen kierrätys
- Accuna talouden raportointiohjelma
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus
Yhtiön kirjanpito ja talouden raportointi.
Reskontrien ylläpito: osto- ja myyntilaskujen kirjaus, seuranta ja saatavien perintä sekä raportointi. Konkurssisaatavien valvonta.
5. Rekisterin pitämisen peruste
Yhtiön lakisääteisten taloudenpitoon liittyvien velvoitteiden täyttäminen.
5a. Rekisterin tietosisältö
- Asiakkaan nimi
- Asiakasnumero
- Osoitetiedot
- Pankkitili
- Y-tunnus/henkilötunnus
- Laskun summa
- Eräpäivä
- Laskun tila: avoin/maksettu/perinnässä
5b. Rekisteriä käyttävät tietojärjestelmät
- Pro Economica
- Accuna
6. Säännönmukaiset tietolähteet
- Ostolaskut
- YTJ-yritys- ja yhteisötietojärjestelmä
- Myyntilaskuilla asiakkaan ilmoittamat tiedot
- Seinäjoen Ammattikorkeakoulun opiskelijoiden osalta Winhasta ja työntekijöiden osalta Pegasoksesta saatavat tiedot
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Ei säännönmukaista luovuttamista. Myyntireskontran tietoja luovutetaan Lindorffille ja ulosottoviranomaiselle perinnän hoitamiseksi.
8. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
A. Manuaalinen aineisto
Paperiset ostolaskut säilytetään taloustoimistossa valvotuissa tiloissa 1v, jonka jälkeen ne tuhotaan.
B. ATK:lla käsiteltävät tiedot
Pro Economica: käyttöoikeudet ovat Seinäjoen Ammattikorkeakoulu Oy:n taloushallintoa hoitavilla henkilöillä. Tietojärjestelmää käytetään Seinäjoen Ammattikorkeakoulun sisäisessä verkkoympäristössä. Käyttäjän on ensin kirjauduttava lähiverkkoon henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanalla, jonka jälkeen kirjaudutaan kirjanpito-ohjelmaan henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla.
Sähköinen laskujen kierto ostolaskujen käsittelyssä: käyttöoikeudet myös asiatarkastajilla ja hyväksyjillä. Salassa pidettäviä tietoja voi näkyä laskun kuvalla. Muuhun salassa pidettävään tietoon sähköisessä laskujen käsittelyssä ei ole pääsyä. Tietojärjestelmän käyttöoikeus poistetaan henkilön siirtyessä toisiin tehtäviin.
Accuna: käyttöoikeus myönnetään rajatusti Seinäjoen Ammattikorkeakoulu Oy:n työntekijöille tehtävänkuvan perusteella. Salassa pidettäviä tietoja voi näkyä laskun kuvalla, joihin porautumisoikeus rajataan erikseen käyttäjän vastuualueen mukaisesti. Muuhun salassa pidettävään tietoon talousraportointiohjelmalla ei ole pääsyä.
