SeAMK turvapostin käyttäjärekisteri (Deltagon sec@GW)

EU:n yleinen tietosuoja-asetus 13 ja 14 artiklat

Tietosuojalaki (1050/2018)

Yhdistetty rekisteröidyn informointiasiakirja (EU tietosuoja-asetuksen 2016/679) artikla 13 ja 14.

1. Rekisterinpitäjä

Seinäjoen Ammattikorkeakoulu Oy
Kampusranta 11, Frami F
60320 Seinäjoki
020 124 3000
seamk(at)seamk.fi

2. Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö

Asmo Myllyaho, Kiinteistö- ja tietohallintopäällikkö
040 830 4262
asmo.myllyaho(at)seamk.fi

2a. Rekisterin vastuuhenkilö

Veli-Matti Mäkelä, Suunnittelija, tietohallinto
040 830 3990
veli-matti.makela(at)seamk.fi

2b. Yhteyshenkilöt rekisteriin liittyvissä asioissa

Veli-Matti Mäkelä, Suunnittelija, tietohallinto
040 830 3990
veli-matti.makela(at)seamk.fi

2c. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Jarmo Jaskari, Tietosuojavastaava
040 868 0680
tietosuojavastaava(at)seamk.fi

3. Rekisterin nimi

Seinäjoen ammattikorkeakoulun turvapostin käyttäjärekisteri (Deltagon sec@GW)

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Seinäjoen ammattikorkeakoulun turvapostin käyttäjärekisterissä käsitellään henkilötietoja, jotka ovat tarpeen turvapostin käytön mahdollistamiseksi Seinäjoen ammattikorkeakoulun opiskelijoille, työntekijöille, Seinäjoen ammattikorkeakouluun opiskelemaan hakeville henkilöille ja Seinäjoen ammattikorkeakoulun sidosryhmäedustajille.

Henkilötietoja tarvitaan ja kerätään sen vuoksi, että Seinäjoen ammattikorkeakoulu haluaa varmistaa turvallisen ja suojatun viestinnän, sekä todentaa viestien vastaanottajat ja lähettäjät silloin, kun sähköpostin salausratkaisua käytetään. Sähköpostin salausratkaisun toiminnallisuutta ei voida taata, mikäli joitakin pyydettyjä henkilötietoja ei luovuteta.

5. Rekisterin pitämisen peruste

Rekisteröidyn suostumus.
Ennen turvapostin käytön aloittamista, turvapostin loppukäyttäjältä pyydetään nimenomainen suostumus kyseiseen toimintaan ja henkilötietojensa käyttöön.

5a. Rekisterin tietosisältö

Seinäjoen ammattikorkeakoulun turvapostin käyttäjärekisteriin tallennetaan henkilötietoja, jotta Seinäjoen ammattikorkeakoulu voi varmistaa turvallisen suojatun viestinnän, sekä todentaa viestien vastaanottajat ja lähettäjät silloin, kun Seinäjoen ammattikorkeakoulun hankkimaa Deltagonin sec@GW-turvapostiratkaisua käytetään.

Turvapostin loppukäyttäjästä tallennettava tieto voi käsittää:

• etunimi, sukunimi
• käyttäjätunnus
• puhelinnumero
• henkilötunnus
• turvapostin vastaanottajan sähköpostiosoite
• turvapostin lähettäjän sähköpostiosoite
• IP-osoite

Turvapostin käyttäjärekisteriin liittyvät lokitiedot:

Seinäjoen ammattikorkeakoulun hankkiman turvapostiratkaisun käyttöön liittyen syntyy lokimerkintöjä, joita käytetään palvelun tietoturvallisuudesta huolehtimiseen, palvelun tekniseen kehittämiseen sekä vikatilanteiden havaitsemiseen, estämiseen ja selvittämiseen (Tietoyhteiskuntakaari (917/2014)). Lokeja (ns. audit trial) säilytetään näihin tarkoituksiin tarvittava aika eikä niitä käytetä muuhun tarkoitukseen.

5b. Rekisteriä käyttävät tietojärjestelmät

Mikäli käyttäjälle asennettu Deltagon security Outlook-app, niin silloin Microsoft Outlook.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot on saatu rekisteröidyltä itseltään.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Deltagon Group Oy ja turvaposti (Deltagonin sec@gw -turvapostiratkaisu)

Seinäjoen ammattikorkeakoulun omalla palvelimella toimivaa sähköpostin salausratkaisua – Deltagonin sec@gw -turvapostiratkaisua voidaan käyttää arkaluonteisten henkilötietojen ja salassa pidettävien asiakirjojen välittämiseen Seinäjoen ammattikorkeakoulun ulkopuolisista sähköpostiosoitteista (kun sähköpostia lähettää esimerkiksi Seinäjoen ammattikorkeakouluun opiskelemaan aikova henkilö ”ei -@seamk.fi -päätteisestä” sähköpostiosoitteesta, tai sellaiseen lähetetään Seinäjoen ammattikorkeakoulusta viesti).

Link Mobility SMS gateway

Seinäjoen ammattikorkeakoulu voi varmistaa suojatun viestinnän, sekä todentaa viestien vastaanottajan (ja lähettäjän) tekstiviestitse, jos lähetys edellyttää korkean tietosuoja- ja tietoturvatason viestintää.

8. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Seinäjoen ammattikorkeakoulun henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin.

Vain välttämättömät tiedot siirretään ja siirto tehdään tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Siirron turvallisuudesta ja tietosuojasta sovitaan aina erikseen.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

A. Manuaalinen aineisto

Ei manuaalista materiaalia

B. ATK:lla käsiteltävät tiedot

Deltagon sähköposti suojattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Rekisteröinti tapahtuu turvallisesti linkillä rekisteröidyn ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen.